img

شـیرپوینت چیست ؟

/
/
/

شیرپوینت یک پلت فرم در جهت پیاده‌سازی یک ساختار به هم پیوسته سازمانی است. در واقع به کمک این نرم افزار امکان پیاده‌سازی بخش‌های مختلف مورد نیاز یک سازمان امکان پذیر می‌شود. این محصول مایکروسافت که از زمان تولید اولیه تا به امروز بسیار پیشرفت کرده است، در حال حاضر یکی از بهترین ساختار‌های سازمانی را ارائه می‌دهد.
معمولا سوالاتی برای افراد پیش می‌آید که آیا شیرپوینت برای سازمان من مفید است؟ در جواب این سوال باید گفت که شیرپوینت برای هر سازمانی مفید است.
مهم نیست که شما یک سازمان با ۲۰ نفر نیرو هستید و یا یک هولدینگ با چندین هزار نفر نیرو، شیرپوینت برای همه سازمان‌ها می‌تواند عاملی باشد جهت پیشرفت و کمک به کم کردن کاغذ‌بازی‌های سازمانی شما!
معمولا سازمان‌ها برای برطرف کردن نیاز‌های سازمانی خود به چه چیزهایی نیاز دارند؟ به صورت معمول، یک ساختار برای اشتراک‌گذاری فایل‌های سازمانی و همچنین فضای ذخیر سازی شخصی که عموما جست وجو در بین این محتوا برای افراد بسیار مهم است، یک پورتال داخلی برای پیاده سازی اخبار و اعلانات و محیط ورودی اصلی به بخش‌های مختلف سازمانی در وحیط وب، ایجاد بخش‌های آموزشی سازمان، نگهداری دانش سازمانی، گزارشات هوشمند برای مدیران، فرآیند‌های سازمانی، بانک‌های اطلاعاتی، داشتن محیط متمرکز پروژهای سازمانی و خیلی از موارد دیگر از این جنس.
خوب با یک حساب سر انگشتی متوجه می‌شویم که برای پیاده سازی تمامی این موارد، نیاز داریم که چندین سرور و نرم افزار برای بخش‌های مختلف تهیه کنیم و عملا محیط‌های مختلف را در سازمان خود پیاده سازی کنیم که اصطلاحا به آن نرم‌افزار‌های جزیره‌ای می‌گوییم! بی‌گمان جدا از هزینه‌های پیاده سازی و خرید این نرم‌افزارها مهمترین بخش، نگهداری این ساختار جزیره‌ای است. اینجاست که اهمیت شیرپوینت کاملا مشخص می‌شود.
تمامی موارد ذکر شده و همچنین انبوهی دیگر از امکانات در شیرپوینت قابل پیاده‌سازی است و نتیجه این است که شما یک نرم‌افزار دارید که چندین کار برای شما انجام می‌دهد و کلی در هزینه‌های شما صرفه جویی می‌گردد.

 

شـیرپوینت چیست ؟

تاریخچه شیرپوینت
شیرپوینت در طول چرخه تولید Office XP از پروژه هایی با کدیی به نام Office Server و Tahoe ایجاد شد. در واقع خود Office Server حاصل تکامل Front Page و Team Pages بوده است. قابلیت‌های جست وجو و سایت‌های شیرپوینت از پروژه Tahoe می‌آیند.
شیرپوینت در ادامه با ورژن‌های زیر معرفی گردید و به مرور با اضافه شدن بخش‌های مختلف به تکامل رسیده است:
• SharePoint Portal Server 2001
• SharePoint Team Services (2002)
• SharePoint Services 2.0 (free license) – SharePoint Portal Server 2003 (commercial release)
• SharePoint Services 3.0 (free license) – plus Office SharePoint Server 2007 (commercial extension)
• SharePoint Foundation 2010 (free) – plus SharePoint Server 2010 (commercial extension for Foundation), and SharePoint Enterprise 2010 (commercial extension for Server)
• SharePoint Foundation 2013 (free) – plus SharePoint Server 2013 (extension on top of Foundation), and SharePoint Enterprise 2013
• SharePoint Server 2016 – plus SharePoint Enterprise 2016
• SharePoint Online (Plan 1), and SharePoint Online (Plan 2)

نسخه پایانی در حال حاضر با نام تجاری Office 365 شناخته می‌شود که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.

 

کاربردهای شیرپوینت
همانطور که گفته شد، شیرپوینت کاربردهای بسیار زیادی دارد، در ادامه به بخشی از این کاربرد‌ها اشاره می‌کنیم:

 

– مدیریت اسناد، محتویات و دانش
طبق آمار سال ۲۰۱۷ سایت Gardner، شیرپوینت یکی از بهترین نرم افزار‌های مدیریت محتوا می‌باشد. شیرپوینت با ایجاد بستر حرفه‌ای برای اسناد و محتویات شما، این امکان را ایجاد می‌کند که دسترسی به محتوای مدنظر شما، با چند کلیک ساده امکان پذیر باشد. این محتوا می‌تواند از هر جنسی باشد! اسناد، فایل‌های اجرایی، محتوای نشانه گذاری شده و‌… همه و همه در محیط شیرپوینت ذخیره شده، امن سازی شده و با سرویس جست وجو بسیار قدرتمند شیرپوینت، به راحتی در اختیار شما قرار می‌گیرد.
شما می‌توانید تمامی اسناد سازمانی خود، دانش افراد، کتاب ها، فایل‌های اسکن شده و در مجموع همه اسنادی که برای شما بسیار مهم است را در شیرپوینت بارگذری کنید و هر لحظه در هر جای دنیا به آن‌ها دسترسی داشته باشید.

 

– پورتال داخلی و خارج سازمانی و شبکه‌های اجتماعی
درگاه سازمانی، در حال حاضر یکی از مهمترین بخش‌های یک سازمان به حساب می‌آید. با طراحی این بخش شما می‌توانید تمام پرسنل خود را با یک درگاه به تمامی بخش‌های سازمان نظام یافته آی تی خود که پیاده سازی کرده اید راهنمایی کنید. با پیاده سازی برندینگ، بیزینس خود را معرفی کنید. شیرپوینت با امکان ایجاد سایت‌های مختلف و امکان ایجاد سایت‌های اینترانت، اکسترانت و اینترنت، این امکان را به شما می‌دهد که تمامی این جنس نیازهای سازمانی خود را مرتفع سازید.
با پیاده سازی محیط وبلاگ سازمانی، نه تنها امکان ارتباطات اجتماعی را وارد سازمان خود می‌کنید، بلکه به چرخه دانش سازمانی خود نیز سود می‌رسانید. افراد با به اشتراک گذاشتن ایده‌های خود در صفحات وبلاگ و همچنین استفاده از دانش در صفحات ویکی، همیشه دانش را در سازمان

شما زنده نگه می‌دارند.

 

شـیرپوینت چیست ؟– فضای ابری و اشتراک
با استفاده از امکان One Drive یا حافظه ابری در شیرپوینت، هم یک فضای اشتراکی برای انتقال فایل و هم یک فضای ذخیره سازی شخصی برای افرا پیاده سازی می‌کنید. در واقع در این بخش شما می‌توانید در حالی که یک فایل را برای خود ذخیره کرده اید که هر لحظه و هر جا امکان دسترسی به آن را دارید، حتی می‌توانید به راحتی این محتوا را با اشخاص دیگر به اشتراک بگذارید. در لحظه اشتراک گذاری نیز می‌توانید تعیین کنید که هر شخص جداگانه تا چه سطحی به این محتوا دسترسی داشته باشد.

 

– شبکه اجتماعی
شیرپوینت با در اختیار گذاشتن یک شبکه اجتماعی حرفه ای، این امکان را ایجاد می‌کند که تمامی گفت وگو‌های سازمانی شما به صورت ساده و مفید انتقال پیدا کند. عموما خیلی از سازمان‌ها برای بخش ارتباط داخل سازمانی از ایمیل استفاده می‌کنند، اما شیرپوینت با ایجاد این محیط کمک می‌کند که نه تنها اطلاعات به راحتی انتقال پیدا کند، بلکه تمامی این اطلاعات با کمترین حجم ممکن ذخیره شود.
این محیط تمامی موارد مربوط به شبکه‌های اجتماعی مانند
Hashtag, mention, comment و … را داراست.

 

– موتور جست وجو
سرویس جست وجو شیرپوینت بسیار قوی است و این امکان را ایجاد می‌کند که تمامی محتوا را در سطح شیرپوینت ایندکس نماید. این سرویس با معماری منحصر به فرد خود باعث می‌شود که شما به وارد کردن چند کلمه، محتوای مورد نظر خود را از بین میلیون‌ها آیتم جست وجو و پیدا کنید. این سرویس حتی قابلیت جست وجو در داخل فایل‌های Word, Excel, PowerPoint One Note و حتی PDF را داراست، یعنی حتی به محتوای داخل فایل‌ها نیز دسترسی دارید.

 

– چرخه فرآیند‌های سازمانی
شما می‌توانید فرآیند‌های سازمانی خود را با شیرپوینت پیاده سازی کنید. درواقع با راه‌اندازی Workflow در داخل شیرپوینت می‌توانید چرخه‌ای از فرآیند پدید بیاورید که از شروع تا خاتمه، در بخش‌های مختلف سازمان شما در حرکت باشد، تاییدات را گرفته، به واحد‌های مختلف گزارش دهد و در نهایت گزارش کاملی از چرخه و نتیجه کار را برای مدیریت ارسال نماید.

 

– هوش تجاری
در حال حاضر گزارشات تجاری یکی از مهمترین بخش‌های یک سازمان، برای بررسی شرایط به حساب می‌آید. شیرپوینت این امکان را در سازمان شما ایجاد می‌کند. با پیاده سازی این سرویس، شما می‌توانید گزارشات هوشمندی از داده‌های خود در شیرپوینت ایجاد کنید. این داده‌ها که همیشه درحال تغییر هستند، در نهایت تبدیل به گزارشات هوشمندی می‌شوند که مناسب واحد‌های مدیریت است که در همه حال نیاز دارند که گزارشات تغییرات و نتیجه این موارد را به صورت نمودار‌های مختلف مشاهده کنند.

شـیرپوینت چیست ؟معماری شیرپوینت و سرویس ها
یکی از بزرگترین مزیت‌های شیرپوینت این است که قابلیت ارتقاء معماری را دارد. این بدین معنی است که اگر شما در حال حاضر یک سرور شیرپوینت داشته باشید و در آینده با توجه به حجم داده و کاربران نیاز داشته باشید که سرور دیگری به آن اضافه کنید، به راحتی این کار قابل اجراست.
در معماری سرور‌های شیرپوینت موارد زیر وجو دارد :
۱ – سرور وب شیرپوینت، که وظیفه ارائه سرویس وب و نمایش محتوا به کاربران را دارد.
۲ – سرور جست وجو، که این سرور به صورت اختصاصی وظیفه جست وجو ذخیره ایندکس‌ها را بر عهده دارد.
۳ – سرور اپلیکیشن، وظیفه اجرای سرویس‌های مربوط به برنامه‌های سطح شیرپوینت را دارد.
۴ – سرور Cache، که درخواست‌های کاربران را Cache و همچنین وظیفه مدیریت ورودی و دیتای Feed شیرپوینت را دارد.

در شیرپوینت ۲۰۱۶، می‌توان معماری را به صورت Main role پیاده سازی کرد، در این معاری هم می‌توان سرورها به صورت جدا پیاده سازی کرد و یا اینکه هر دو نقش بر روی یک سرور پیاده‌سازی شود.
در خصوص سرویس‌های قابل پیاده سازی در شیرپوینت نیز، باید گفت گروهی از این سرویس‌های به صورت معمولی پیاده سازی می‌شوند و گروهی دیگر به صورت Enterprise. معمولا سرویس‌های سطح پایین تر بعد از راه اندازی اولیه شیرپوینت، با چند کلیک ساده قابل پیاده سازی هستند، اما سرویس‌های Enterprise مانند جست وجو و UPS، نیاز به پیکربندی‌های خاص تری دارند.
در شیرپوینت سرویس‌های مختلفی وجود دارند که برخی از آن‌ها در زیر نام برده شده اند :
Access
State
Meta Data
Enterprise Search
User Profile
SSRS
Power Pivot
Excel (SharePoint 2013)
Visio
Secure Store
البته با توجه به نیاز سازمانی، سرویس‌های مختلفی دیگری وجود دارد که ما فقط در اینجا به بخش کوچکی از این موارد اشاره کردیم .

 

یکپارچگی در شیرپوینت
شیرپوینت نیز مانند دیگر محصولات مایکروسافت می‌تواند با دیگر محصولات مایکروسافت ارتباط برقرار کند. در یک سازمان با پیاده سازی SharePoint در کنارExchange, Skype, Dynamics, PoweBI, Office Online در واقع همه نیاز‌های سازمانی خود را مرتفع ساخته‌اید و تمامی این محصولات در نتیجه یک ERP را برای سازمان شما رقم خواهند زد.
در خصوص امنیت در شیرپوینت نیز می‌توان گفت، به واسطه پروتکل‌های امنیتی موجود در شیرپوینت برای ارتباط سرور با سرور، سرور با کلاینت، سرور با دیتابیس و دسترسی‌های محیط‌های خارج سازمانی، تمامی اطلاعات در یک بستر بسیار امن ذخیره خواهد شد.

 

کوتاه در مورد Office 365

این محصول، محیط ابری شیرپوینت است که البته مایکروسافت اخیرا با اضافه کردن سرویس‌های مختلف دیگر، امکانات زیادی را برای مشتریانش مهیا کرده است. در سازمان هایی که امکان خرید سرور و یا پیاده سازی و نگهداری از سرویس‌های شیرپوینت ساده نیست، این محیط پیشنهاد می‌شود. در حال حاضر محیط Office 365 با داشتن بیش از ۲۶۰ پتابایت دیتا در بین فضاهای ابری بسیار معروف است. این محیط شامل چندین سرویس مختلف است که به ازای هر کاربر برای مشتریان محاسبه می‌گردد.
شرکت‌های دیگری نیز مانند Sales Force یا آمازون نیز در این محدوده ایفای نقش می‌کنند و همچنین در ایران نیز سرویس رهسا آسمان در این خصوص سرویس دهی انجام می‌دهد.

سخن پایانی
همانظور که متوجه شدید، شیرپوینت یکی از محبوب ترین پلت فرم‌ها در خصوص برطرف کردن نیاز‌های اساسی سازمانی است که محدود به شرکت‌های بزرگ نیست و در واقع هر شرکت که اطلاعاتش برایش مهم است از این بستر استفاده می‌کند. اما چرا این پلت فرم محبوب در ایران اینقدر محبوب نیست؟
این مورد در دو نقطه قابل بحث است، در نگاه اول نبود زبان فارسی و تاریخ شمسی، یکی از این موارد است که خوب به لطف شرکت هایی که در این حوزه کار می‌کنند، چند سالی است که نسخه‌های مختلف با بسته‌های زبان فارسی این شرکت‌ها در اختیار سازمان‌های قرار می‌گیرد که البته این فارسی سازها به دلیل حجم زحمات این شرکت ها، بی گمان رایگان نیستند.
پس اگر نمی‌خواهید هزینه کنید، شیرپوینت شما به صورت پیش فرض انگلیسی خواهد بود.
در نگاه دیگری که مهمترین است، عدم علم کافی در پیاده سازی و استفاده از این پلت فرم است! افرادی در سازمان‌ها بدون هیچ دیدگاهی از این پلت فرم و بدون هیچ اطلاعاتی از معماری این ساختار، اقدام به پیاده سازی آن می‌کنند و در نهایت با یک ساختار کند و سنگین که منابع سخت افزاری زیادی اشغال کرده و بهره‌بری کافی را ندارد، روبرو می‌شوند. نتیجه این کار، بد نام شدن این نرم افزار محبوب است. متخصصین این حوزه همیشه اعلام می‌کنند که به دلیل تراکنش‌های زیاد اطلاعاتی و همچنین تعدد سرویس‌های موجود در محیط شیرپوینت، این سرور مانند یک انسان زنده است که می‌بایست همیشه تحت نظر قرار گیرد. متاسفانه اغلب بعد از پیاده‌سازی غیر اصولی این سرور، هیچ نگرشی در خصوص نگهداری از این سرور وجود ندارد و این باعث منفی شدن نظرات در خصوص این سرویس می‌شود.
شیرپوینت نیز مانند بیشتر محصولات مایکروسافت قابلیت Wizard را داراست، اما تمام متخصصان می‌دانند که در پیکربندی به روش Wizard همه موارد معماری در نظر گرفته نشده و در واقع پایه ترین موارد پیاده سازی می‌شود که همین موضوع باعث این می‌شود که در آینده با اضافه شدن نیاز‌های اصلی این سرور کارایی لازم را نداشته باشد.
در برخی موارد نیز شرکت‌ها با وارد کردن کد‌های اضافی به منظور طراحی سامانه‌های مختلف، اقدام به پیاده سازی بخش‌های خاص می‌کنند که به واسطه این کدها، امکان ارتقاء شیرپوینت به ورژن‌های بعدی بسیار سخت می‌شود، زیرا مایکروسافت هیچ کد نویسی اضافه در سطح شیرپوینت را پشتیبانی نمی‌کند.
موفقیت در پیاده سازی یک ساختار حرفه‌ای مانند شیرپوینت، منوط به داشتن علم کافی و یا استفاده از تجارب افراد یا شرکت‌های متخصص در این حوزه است.
مولف: آقای مهندس سعید عبدالله زاده (کارشناس ارشد زیرساخت شرکت راهکار خلاق)

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

It is main inner container footer text