پورتال‌هاي سازماني – بخش اول

/
/
/

مرور كلي
پورتال‌هاي سازماني به عنوان دروازه‌هايي براي كسب‌وكار الكترونيكي گسترده عمل مي‌كنند. اين اتصال و همبستگي بين پورتال‌هاي سازماني و كسب‌وكار الكترونيكي مي‌تواند به روش‌هاي متعددي در سطوح مختلف تعديل شود. در يك تعريف ساده يك پورتال سازماني يك رابط الكترونيكي استراتژيك سازمان براي وب يا حداقل براي شبكه‌هاي خصوصي مبتني بر فناوري وب (مثلاً، اكسترانت‌ها ) در نظر گرفته مي‌شود. پورتال سازماني هم به كاربران داخلي و هم به كاربران خارجي سرويس مي‌دهد و به عنوان يك توسعه استراتژيك براي عمليات حياتي از لحاظ مأموريت سازمان مورد توجه است.
كسب‌وكار الكترونيكي نه تنها از جنبه تجارت الكترونيكي، بلكه هم‌چنين از جنبه‌ها و ابعاد مختلف از جمله مديريت ارتباط با مشتري، مديريت زنجيره تأمين يا اتوماسيون خدمات تخصصي، به عنوان انجام كسب‌وكار روي وب در نظر گرفته مي‌شود. در نتيجه، به همان روشي كه مراكز تماس تلفني، تبادلات تلفني كسب‌وكار را تسهيل مي‌كنند، پورتال‌هاي سازماني روشي را براي ايمن‌سازي كسب‌وكار الكترونيكي مجاز فراهم كرده‌اند. پورتال‌هاي سازماني موجب كاهش هزينه‌هاي داخلي مي‌شوند.
پورتال‌هاي سازماني كل فرآيند تعامل با يك سازمان را ساده، كارآمد و تسريع مي‌كنند. آن‌ها يك «رابط مبتني بر وب ايمن « و جالب را براي طيف متنوعي از اطلاعات سازماني، خدمات و كاربردها فراهم مي‌كنند. پورتال‌هاي سازماني به افراد اجازه تعامل مستقيم با يك سازمان را براي انجام كسب‌وكار مجاز يا به دست آوردن اطلاعات ضروري بدون اجبار در كار كردن با نماينده شركت مي‌دهند.
بنابراين، پورتال‌هاي سازماني اثربخشي شركت را افزايش داده كه موجب افزايش و ارتقا بهره‌وري مي‌گردد. آن‌ها در حين افزايش دسترسي به شركت، هزينه‌هاي عملياتي را كاهش مي‌دهند.
پورتال‌هاي سازماني مي‌توانند موجب افزايش رقابت‌پذيري سازمان از طريق اشاعه بهتر اطلاعات و فراهم‌سازي خدمات روشن‌تر شوند. خدمات رديابي بسته Online ابتكاري FedEx كه در سال ۱۹۹۴ براي اولين بار تجربه شد و بعداً به‌طور مفصل‌تر مورد بحث قرار گرفت، نمونه خوبي در اين زمينه است. پورتال‌هاي سازماني مي‌توانند رضايت كاربر را با برطرف كردن تأخيرها و كارهاي فرسايشي مربوط به سروكار داشتن با مراكز تماس آزار دهنده به‌طور چشمگيري افزايش دهند. بنابراين آن‌ها حفظ مشتري را تسهيل بخشيده و وفاداري وي را رواج مي‌دهند.
اهميت رو به رشد XML و سرويس‌هاي وب مبتني بر XML در كسب‌وكار الكترونيكي post-dot.com موجب تأكيد بيشتر بر نقش پورتال‌هاي سازماني شده است. متدولوژي‌هاي محوري مبتني بر XML شامل الگوهاي روشن از قبيل توصيف جهاني، كشف و يكپارچه‌سازي (UDDI) ، نوع جديد جست‌وجو و قابليت انتشار روي وب هستند. همراه با اين ابتكارات XML، خودكارسازي تداركات، تبليغات، اعطاي نمايندگي و تحويل محصولات و خدمات روي وب (يعني، كاركردهايي كه هم‌اكنون مرتبط با پورتال‌هاي سازماني هستند)، مطرح شده‌اند. پورتال‌هاي سازماني آينده به تدارك ديدن براي دو نوع مخاطب ادامه مي‌دهند: انسان‌ها و «كلاينت‌هاي» خودكار برنامه‌نويسي شده. سپس فرآيندهاي كسب‌وكار مجاز و معتبر در صورت وجود، با اندكي مداخله انسان انجام مي‌شوند. اگر در ساخت يك تله‌موش بهتر موفق باشيد، آن‌گاه UDDI و ديگر الگوهاي XMLاي مرتبط اطمينان خواهند داد كه دنيا مي‌تواند يك مسير الكترونيكي به پورتال شما موفق خواهد بود، بدون اين كه مجبور به توسل به تبليغات سنتي باشد.
پورتال‌هاي سازماني يك تكنولوژي و يا ابزار جديدي نيست. پورتال‌هاي سازماني تعاملي و تبادلي در مقابل وب‌سايت‌هاي داراي «صفحه اصلي» ايستا، قرار مي‌گيرند كه تا سال ۱۹۹۷ نسبتاً زياد شدند. بنابراين، پورتال‌هاي سازماني ندانسته در شكست كامل دات-كام ايفاي نقش كردند. دات‌كام‌ها، به‌طور كلي از دسترسي جهان‌گستر موروثي و اعتباري كه همراه با پورتال سازماني شيك براي ترويج كسب‌وكار ايجاد شده، بهره‌برداري مي‌كنند. البته، بايد به‌طور قطع بيان كرد كه تصورات غلطي كه براي مدت طولاني وجود داشت، كه مشكلات عمده‌اي در اين زمينه ايجاد كرد. (ورشكستگي دات-كام‌ها نمونه‌اي از مشكلات است)، مي‌تواند به‌طور غيرمستقيم بر كاربرد آن‌ها از پورتال‌هاي سازماني تأثيرگذار باشد. پورتال‌هاي سازماني كه مشكلات و يا ابزارهايي داشته باشند مي‌توانند به عنوان يك عامل براي مشكلات و معظلات سازماني باشند (شبيه كارت‌هاي اعتباري داراي ايراد براي تسريع كلاهبرداري هستند). كه اين دلالت به توان و قابليت‌هاي پورتال‌هاي سازماني دارد.
افت اقتصاد جهاني كه به دنبال سقوط پورتال‌هاي سازماني كه در واقعيت توانمند به نظر مي‌رسيدند، روي داد، باعث شد كه سازمان‌ها پي ببرند كه فناوري پورتال در عمل يك راه ايمني- آتش براي كاهش هزينه‌هاي عملياتي است، در حالي كه گستره و طيف خدمات آن‌ها را افزايش مي‌دهد. واهمه‌هاي شديدي كه در اين دوره روي داد، انگيزه‌هاي افزوني را براي حداقل كردن تبادلات پستي به وجود آورد. برخي از سازمان‌ها (به ويژه شركت‌هاي هواپيمايي، كارت اعتباري و تلفن (مثل AT&T)) از صرفه‌جويي‌هاي مفيد در هزينه‌هاي تعاملات مبتني بر پورتال مطلع شدند. اين شركت‌ها، مشوق‌هاي قابل توجهي را، از جمله گواهينامه‌هاي اهدايي از Amazon.com به افرادي ارائه مي‌دادند كه متعهد به انجام تعاملات آتي خود با اين سازمان‌ها از طريق پورتال‌هاي سازماني آن‌ها مي‌شدند (به جاي تلفن يا پست). مؤسسات مالي و سرمايه‌گذاران فعال تا مدتي از صرفه‌جويي‌هاي مشهود در هزينه‌ها با تعاملات مبتني بر پورتال در مقايسه با الگوهاي قبلي مطلع شدند (به ويژه عمليات مركز تماس «۱-۸۰۰» كه تماس‌ها بين نمايندگي‌هاي فروش و واسطه‌هاي مجاز در حال رفت و برگشت بود تا داد و ستدهاي ضروري انجام شوند. داد و ستد Online از طريق پورتال يك مؤسسه مالي (مثلاً، Charles Schwab) هميشه به‌طور قابل توجهي كم هزينه است و لازم به ذكر نيست كه سريع‌تر از تماس با يك واسطه براي انجام داد و ستدي مشابه است. هزينه‌هاي كاهش يافته در اين نمونه، هزينه‌هاي كمتري را كه سازمان‌ها متحمل مي‌شوند، منعكس مي‌كند. در اين شرايط، پورتال سازماني Charles Schwab (www.schwab.com) كه در سال ۱۹۹۶ آغاز به كار كرد، به عنوان نمونه‌اي عالي از يك پورتال سازماني كاربرپسند، پر كاركرد و خوش قيافه است كه هميشه براي اطمينان از تجربه رضايت‌بخش و صميمانه كاربر در حال تقلاست.
شكل ۱-۱ صفحه «welcome» پورتال Schwab را نشان مي‌دهد. اعداد مرتبط با اين پورتال، به وضوح گواهي بر موفقيت آن هستند. در اكتبر ۲۰۰۱، بيش از ۳/۴ ميليون مشتري، حساب‌هاي Online را در schwab.com حفظ كردند و اين پورتال به ميانگين بيش از ۴۰ ميليون بازديد در روز رسيد. هم‌اكنون داد و ستد Online، تقريباً ۸۰ درصد حجم كل داد و ستد Schwab با بيش از ۰۰۰,۱۶۹ داد و ستد Online در روز به‌طور ميانگين را دربرمي‌گيرد كه ارزش دلاري آن در يك هفته مطلوب به بيش از ۵/۸ ميليارد دلار مي‌رسد. در حالي كه اين واقعيت وجود دارد كه اين يك پورتال سازماني سرآمد و عالي است كه به وسيله منابع هنگفتي نگهداري مي‌شود، اين آمارها مسلماً نشان مي‌دهند كه به تأخير انداختن نصب پورتال سازماني با استناد كردن به دغدغه‌هاي امنيتي، پايداري و مقياس‌پذيري ديگر ممكن نيست.
بنابراين، پورتال‌هاي سازماني به‌طور قطع در حال پيشرفت هستند. XML و سرويس‌هاي وب با سازگاري با تبادلات برنامه‌نويسي شده مجاز در موازات تعاملات انساني، پتانسيل، توان، گستره و افق‌هاي پورتال‌هاي سازماني را بيشتر گسترش خواهند داد. اين پورتال‌هاي سازماني توانمند شده با XML با عملكرد افزون خود و قابليت‌هاي عملكرد چند محيطي، اطمينان خواهند داد كه كسب‌وكار الكترونيكي به‌طور كلي كشش و قدرتي را كه براي شكستن واضح ركوردهاي دات-كام و ايجاد يك تجارت جهاني تقويت شده جديد نياز دارد، به دست مي‌آورد.

۱-۱- پورتال‌هاي سازماني چيستند؟
پورتال سازماني، تقليدي كاملاً خودكار شده و مبتني بر وب از عمليات مركز تماس با انگيزه و پر بازده است. پورتال سازماني راهي كارآمد و عالي براي انجام اكثر تعاملات كسب‌وكار است كه تاكنون توسط تلفن و نمابر انجام مي‌شدند، بنابراين وابسته به مراكز تماس است. نامي جايگزين براي پورتال‌هاي سازماني در روزهاي اوليه آن‌ها در حدود سال ۱۹۹۸، «مراكز تماس اينترنتي» بود. نام پر استفاده ديگر، «پورتال‌هاي سلف سرويس» است. هر دوي اين نام‌هاي جايگزين به وضوح نشان مي‌دهند كه منظور از پورتال سازماني چيست.
پورتال‌هاي سازماني اطمينان مي‌دهند كه هر كسي، با داشتن علاقه‌اي به سازمان، چه مشتري باشد، چه شريك، تأمين كننده، مشتري احتمالي، سرمايه‌گذار، كارمند، بازنشسته يا هوادار، هميشه دستيابي سريع و آني، ۷/۲۴، به تمام اطلاعات و خدمات ضروري را دارد. XML و سرويس‌هاي وب، گستره پورتال‌هاي سازماني را حتي گسترده‌تر كرده‌اند تا تعاملات خودكار شده با برنامه‌هاي كاربردي را كه روي كامپيوترهاي خارجي اجرا مي‌شوند، داشته باشند، بنابراين كسب‌وكار الكترونيكي فراگير و بهره‌ور تسهيل مي‌شود. بديهي است كه تمام اين تعاملات، چه شامل انسان باشد چه نرم‌افزار، هميشه روي وب (يا شبكه خصوصي مبتني بر فناوري وب) انجام مي‌شود.
فناوري پورتال امروزي همچنين هميشه از نوع كلاينت است. بنابراين، دستيابي آماده از وسايل بي‌سيم سيار از قبيل پيلوت‌هاي Palm يا حتي تلفن‌هاي سلولي هوشمند، معمولاً امكان‌پذير است و تمايل رو به رشد سريعي را در استفاده از پورتال نشان مي‌دهد. تا سال ۲۰۰۵، تعاملات صوتي از طريق پيام‌هاي صوتي ديجيتالي شده در وب، رايج نبود.
پورتال‌هاي سازماني، واسطه‌هاي راهبري بدون ارزش افزوده را از حلقه تبادل كسب‌وكار حذف مي‌كنند. با يك پورتال سازماني، هيچ كسي مجبور نيست براي گرفتن اطلاعات يا اجراي يك تبادل، تماس تلفني بگيرد. در عوض مي‌تواند با استفاده از يك مرورگر وب استاندارد، مستقيماً اطلاعات ضروري را بدون مزاحم يا مانع به دست آورد يا تعاملي ضروري را بدون انتظار انجام دهد. اين مزيت اساسي يك پورتال سازماني خوب است. پورتال‌هاي سازماني، تأخيرها، فرسايش‌ها و ناكارآمدي‌ها را برطرف مي‌كنند (به عنوان مثال سيستم‌هاي پاسخ صوتي «فشردن ۹ براي شنيدن دوباره انتخاب‌ها» به‌طور عصباني كننده‌اي آزار دهنده هستند). پورتال‌هاي سازماني تعاملات كسب‌وكار را تسريع مي‌كنند. آن‌ها چابكي را به چرخه فرآيند كسب‌وكار سازمان اضافه كرده و با دادن كنترل به كاربر از هدر رفتن وقت آن‌ها جلوگيري مي‌كنند.
يكي ديگر از پورتال‌هاي سازماني پيشتاز و با پياده‌سازي خوب، FedEx.com است كه نمونه جذابي را در اين زمينه فراهم كرده و نشان مي‌دهد كه چگونه پورتال‌ها مي‌توانند زمان صرف شده براي اجراي يك تبادل ضروري را كوتاه كنند. رديابي بسته، بخصوص اگر انتظار پول يا هديه را داشته باشد هميشه خدمت ارزشمندي است كه همواره سازمان‌ها و افراد به دنبال آن بوده‌اند. قبل از ابداع www.fedex.com در سال ۱۹۹۴، اكثر افراد بايد با ۱-۸۰۰-GoFedEx تماس مي‌گرفتند و از وضعيت تحويل مطلع مي‌شدند. اگر چه FedEx خيلي تلاش مي‌كرد تا پاسخگو باشد، ولي هيچ ضمانتي وجود نداشت كه شما هميشه مستقيماً با نماينده مشتري صحبت كنيد، در حالي كه با front end پاسخگويي صوتي هميشگي مذاكره مي‌كرديد. سپس بايد به آهستگي air-bill ها را مي‌شمرديد و مطمئن مي‌شديد كه به درستي تايپ كرده‌ايد. پورتال FedEx تحولي عظيم در كل اين فرآيند به وجود آورد.
با داشتن دستيابي به اينترنت، پورتال FedEx امكان رديابي سريع‌تر بسته‌ها و گرفتن اطلاعات با جزئيات بيشتر درباره مسير طي شده توسط بسته از زمان تحويل را در اختيار شما قرار مي‌دهد. شكل ۲-۱ تصويري از كاركرد رديابي بسته را در پورتال FedEx مهيا ساخته است. اين پورتال همچنين به شما امكان انجام كارهاي ديگر را مي‌دهد كه قبلاً نيازمند تماس با ۱-۸۰۰-GoFedEx بودند، از جمله زمانبندي جمع‌آوري‌ها يا سفارش دادن امكانات بيشتر. FedEx.com در نوع خودش اولين بود و مزيت رقابتي قابل توجهي را با تبليغ شديد مزاياي تعاملات مبتني بر پورتال به دست آورد. رقبا هيچ انتخابي نداشتند جز اين كه دنباله‌روي راه FedEx باشند.
سيستم‌هاي رديابي بسته Online كانديدهاي ايده‌آلي براي سرويس وب شدن هستند، سرويس‌هاي وبي كه مستقل، خود توصيف و خود تبليغ هستند. در اين خصوص، سرويس‌هاي وب مي‌توانند به عنوان نوع جديدي از برنامه‌هاي كاربردي وب مبتني بر XML در نظر گرفته شوند. ساير برنامه‌هاي كاربردي الكترونيكي روي وب به سادگي مي‌توانند اين سرويس‌هاي وب رديابي بسته را بيابند، احضار كنند و از آن‌ها استفاده نمايند. در نتيجه، عملكرد رديابي بسته مي‌تواند بي‌كم و كاست در ساير برنامه‌هاي كاربردي تعبيه شود (مثلاً، در يك برنامه كاربردي پرس‌وجوي وضعيت سفارش تجارت الكترونيكي). امروزه، چنين برنامه‌هاي كاربردي تجارت الكترونيكي (مثلاً، amazon.com) يك شماره air-bill و يك لينك حساس به پورتال شركت حمل و نقل را در اختيار شما قرار مي‌دهند تا بتوانيد بسته را به عنوان يك وظيفه مجزا به‌طور دستي رديابي كنيد. سرويس‌هاي وب كل اين فرآيند را خودكار خواهند كرد و اطلاعات رديابي را به عنوان يك بخش داخلي يكپارچه از برنامه كاربردي پرس‌وجوي وضعيت سفارش در اختيار شما قرار مي‌دهند.
۱-۱-۱ نقطه كانوني براي اطلاعات سازماني
پورتال سازماني يك نقطه كانوني مبتني بر وب ايمن براي دستيابي به طيف گسترده‌اي از اطلاعات سازمان، خدمات، برنامه‌هاي كاربردي و امور كارشناسي است. پورتال سازماني هم به كاربران داخلي و هم به كاربران خارجي سرويس مي‌دهد. معمولاً، تمام اين محتوا و خدمات و برنامه‌هاي كاربردي برطبق نيازهاي كاربران و گروه‌هاي كاربري مختلف سفارشي‌سازي و شخصي‌سازي مي‌شوند. بنابراين، مثلاً داشتن دستيابي به اطلاعات و برنامه‌هاي كاربردي كه در دسترس مشتريان يا مشتريان احتمالي نيست، براي شركا و تأمين‌كنندگان امكانپذير است. به‌طور مشابه، اطمينان از اين كه كارمندان به اطلاعات اختصاصي و برنامه‌هاي كاربردي خاص خود (مثل، مديريت سود)، دسترسي دارند كه از دسترس تمام كاربران ديگر خارج است، امكانپذير است.
اين نوع شخصي‌سازي هدفمند مي‌تواند با استفاده از احراز هويت كاربري مبتني بر ID كاربري و رمز عبور، گواهينامه‌هاي ديجيتال يا شكلي از متدولوژي «كوكي» (يا اپلت) شناسايي كاربر مجسم شود. رويكرد احراز هويت صريح با يا بدون گواهينامه‌هاي ديجيتال، كنترل، محرمانگي و امنيت قابل توجه‌تري را نسبت به الگوي كوكي فراهم مي‌سازد. لايه سوكت ايمني (SSL) و پروتكل دستيابي دايركتوري سبك (LDAP)، فناوري‌هاي محوري هستند كه به‌طور گسترده‌اي براي پياده‌سازي الگوهاي احراز هويت قوي براي پورتال‌هاي سازماني استفاده مي‌شوند.
شخصي‌سازي يكي از ويژگي‌هاي كليدي است كه يك پورتال را از يك صفحه خانگي شركتي متمايز مي‌سازد. صفحه وبي كه توسط پورتال نمايش داده مي‌شود (يعني، يك نماي پورتال) معمولاً شامل پنجره‌هاي مستقل و مجزاست كه Portlet ناميده مي‌شوند. هر پنجره، دستيابي به محتوا، خدمات يا برنامه‌هاي كاربردي متفاوتي را فراهم مي‌كند. هر يك از اين پنجره‌ها مي‌توانند شخصي‌سازي شوند، به‌طوري كه كل نماي پورتال صريحاً براي كاربران خاص سفارشي مي‌شود.
يك صفحه خانگي شركت معمولاً اولين مشاركت و تصدی شركت در ايجاد يك حضور وب عمومي است و معمولاً محتواي شخصي‌سازي شده را ارائه نمي‌دهد. تفاوت بزرگ ديگر بين پورتال سازماني و صفحه خانگي در بهترين حالت، بازديدكنندگان را به مركز تماس هدايت مي‌كند يا يك رابط ايميلي غيرشخصي را در اختيار آن‌ها قرار مي‌دهد كه به وسيله آن با شركت تماس بگيرند. در نتيجه، قابليت‌هاي تبادلي سلف- سرويس و شخصي‌سازي دو ويژگي كليدي هستند كه به وضوح پورتال سازمان را از صفحه خانگي متمايز مي‌سازند.
پورتال‌هاي سازماني در اصل انواع خاص شركتي پورتال‌هاي اينترنتي به شكل AOL، Yahoo! و Lycos خصوصي هستند كه با استفاده از وب، عمومي و تجاري شده‌اند. پورتال‌هاي اينترنتي كه به رشد كردن ادامه مي‌دهند، به عنوان مدلي ايده‌آل براي توسعه پورتال‌هاي سازماني بهره‌ور عمل مي‌كنند. مفاهيم، متدولوژي‌ها، فناوري‌ها و مباحث لزوماً براي هر دو نوع پورتال مشابه هستند، علي‌رغم تفاوت‌هايي كه در مخاطبين هدف آن‌ها وجود دارد. تفاوت‌هاي اساسي روشني در زمان مطرح شدن دغدغه‌هاي مقياس‌پذيري، امنيتي و شخصي‌سازي وجود دارد. در حالي كه يك پورتال سازماني هرگز نبايد حجم ترافيكي را كه AOL با آن مواجه است، مديريت كند، پورتال سازماني كه دستيابي مجاز به داده‌هاي حساس را مهيا مي‌سازد، معمولاً داراي دغدغه‌هاي امنيتي، حق دسترسي و تأييد اعتبار بيشتري است.
با اين همه، پورتال‌هاي اينترنتي، گرم‌خانه بي‌ارزشي هستند و آزمايشگاهي براي فناوري‌ها و ايده‌هايي مي‌باشند كه مي‌توانند به‌طور سودآوري در پورتال‌هاي سازماني استفاده شوند. تعدادي از نوآوري‌هاي موجود در پورتال‌هاي سازماني ريشه در پورتال‌هاي عمومي با مقياس بزرگ دارند. بنابراين، هر فردي كه درگير پياده‌سازي و نگهداري يك پورتال سازماني مي‌شود، قبلاً بايد به‌طور مرتب از پورتال‌هاي اينترنتي مهم براي يافتن رويكردها، تمايلات يا خدمات جديدي استفاده كرده باشد كه مي‌تواند در پورتال سازماني خاص خود نيز ارائه دهد. شكل ۳-۱ صفحه شروع پورتال سازماني Yahoo! را بازتوليد كرده است كه لينك‌هاي مورد انتظار براي سرمايه‌گذاران، تبليغ‌كنندگان و شركاي تجاري بالقوه را نشان مي‌دهد.

۲-۱-۱- پورتالي منطقي كه هم به كاربران داخلي و هم به كاربران خارجي سرويس مي‌دهد
پورتال‌هاي سازماني همچنين به‌طور مستقيم يا غيرمستقيم به انواع اسامي ديگري خوانده مي‌شوند، از جمله پورتال‌هاي مؤسسه‌اي، پورتال‌هاي كسب‌وكار الكترونيكي، پورتال‌هاي اينترانتي و پورتال‌هاي سلف سرويس. در برخي نمونه‌ها، از نام‌هاي متفاوت براي متمايز كردن پورتال‌هاي خاص كارمندان از پورتال‌هاي آزاد براي مشتريان، تأمين‌كنندگان، شركا و غيره استفاده مي‌شود. خيلي‌ها هنوز پورتال سازماني را پورتالي فقط خاص كارمندان تصور مي‌كنند (يعني، پورتال اينترانتي). در اين طبقه‌بندي، واژه «پورتال‌هاي مؤسسه‌اي « بر پورتال‌هايي اعمال مي‌شود كه مي‌توانند توسط نهادهاي خارجي مورد استفاده قرار گيرند.
امروزه، بحث‌هايي درباره تعاريف دقيق اين واژه‌ها قدري بي‌اهميت شده است. بيشتر شركت‌هاي متوسط تا بزرگ هم‌اكنون داراي پورتال‌هاي خاص كارمندان هستند. هم‌اكنون تأكيد بر پورتال‌هاي با تمركز خارجي براي تقويت كردن كسب‌وكار الكترونيكي، توسعه دادن دسترسي مشتري، بهبود بهره‌وري شركت و كاهش هزينه‌هاي پردازش تراكنش است.
راه‌حل‌هاي پورتالي كنوني (يعني، سرورهاي پورتالي) احراز هويت شديد و كنترل دستيابي مبتني بر قواعد سفت و محكم را براي اطمينان از اين مسأله ارائه مي‌دهند كه پورتالي مشابه در تئوري مي‌تواند به‌طور ايمن براي كلاينت‌هاي داخلي و خارجي استفاده شود. با اين وجود، بهره‌برداري‌هاي ناراحت كننده و بي‌پايان هكرها، شيادان، ايجادكنندگان ويروس كامپيوتري و كارمندان اخراجي ناراضي باعث شده متخصصان حرفه‌اي IT هنوز هم شب‌ها خواب راحتي از دست آن‌ها نداشته باشند و همواره نگران امنيت سرمايه‌هاي حياتي سازمان باشند. بنابراين، بيشتر متخصصان IT، هنوز هم آگاهانه خواهان تعداد تا حد امكان ديواره آتش بين اينترانت‌هاي خود و دنياي خارج هستند. در نتيجه، داشتن سرورهاي پورتالي مجزا كه به‌طور جدي بين دستيابي داخلي و خارجي با منطقه غيرنظامي شده تقويت شده با ديواره آتش (DMZ) مرزبندي شده‌اند، هنوز هم رايج است.
شكل ۴-۱ معماري كلي رويكرد پورتال داخلي در مقابل خارجي جدا شده را كه در حال حاضر توسط سازمان‌ها ترجيح داده مي‌شود، نشان مي‌دهد. علي‌رغم جداسازي آن‌ها توسط ديواره‌هاي آتش، پورتال‌هاي داخلي و خارجي، بيشتر نيازمندي‌ها، فناوري‌ها و احتمالاً محتواي مشابه را به اشتراك مي‌گذارند. بنابراين، يكي در نظر گرفتن آن‌ها به‌طور منطقي حتي با وجود افرازبندي فيزيكي، چندان دور از تصور نيست.
اين كتاب مفهومي را ترجيح مي‌دهد كه در آن پورتال سازماني يك موجوديت منطقي منفرد است كه هم به جوامع داخلي و هم به جوامع خارجي از طريق متدولوژي‌هاي پورتال قراردادي براي احراز هويت كاربر، كنترل دستيابي و شخصي‌سازي سرويس مي‌دهد. جداسازي فيزيكي سرورها هر چند در برخي مباحث مهم است، نبايد استمرار داشته باشد. در نتيجه، واژه «پورتال سازماني» در بقيه اين كتاب به پياده‌سازي‌هاي پورتال «افقي» منطقي برمي‌گردد كه هم به كاربران داخلي و هم به كاربران خارجي سرويس مي‌دهد، حتي اگر چه پياده‌سازي پورتال واقعي ممكن است شامل سرورهاي مرزبندي شده مجزا با يك DMZ بين آن‌ها باشد.

۳-۱-۱ تجميع، رسانه جمعي، جست‌وجو و همكاري
پورتال سازماني، تجميع محتوا، پخش محتوا از چندين رسانه، سرويس‌هاي جست‌وجو، الگوهاي همكاري و دستيابي به برنامه‌هاي كاربردي (از جمله سرويس‌هاي وب) را ارائه مي‌دهد. «تجميع محتوا « در اين متن، همگون‌سازي اطلاعات از منابع متنوع برطبق معيار شخصي‌سازي براي كاربر هدف و ارائه آن به شكل يك صفحه وب قابل پيمايش مملو از نوارهاي عنوان، دكمه‌هاي ويرايش و كنترل‌هاي پيمايش است. پخش هم‌زمان محتوا از چندين رسانه اجازه مي‌دهد داده‌هاي متنوع از منابع خارجي به چندين فرمت مختلف با ظرافت در يك چارچوب كلي پورتال سازماني به روشي سازگار و نظام‌مند جفت و جور شوند. امروزه، سازمان‌ها مي‌توانند بهنگام‌سازي‌هاي دقيقه به دقيقه بسيار زياد، تغذيه‌هاي اطلاعات موضوعي كه خط كسب‌وكار آن‌ها را حفظ مي‌كند، طيفي از stock ticker هاي داراي پيمايش براي خبرهاي ميان برنامه‌اي از انواع «خرده‌فروشان محتواي وب» رسمي (يعني، پخش‌كنندگان محتوا در چندين رسانه) را بگيرند.
پخش محتواي الكترونيكي وب در چندين رسانه از اين نوع ولي معادل اينترنتي شيوه منبع‌يابي ماده خارجي، به‌طور موفقيت‌آميزي توسط روزنامه‌ها در چند دهه اخير براي آيتم‌هايي نظير كمدي، ستون‌ها و جدول كلمات متقاطع به كار گرفته شده است. برخي از پخش‌كنندگان محتوا در چندين رسانه كه مي‌توانند تغذيه‌هاي كاملاً مناسبي را فراهم كنند، از جمله محتواي خاص بي‌سيم براي پورتال‌هاي سازماني، عبارتند از: YellowBrix.com (كه شامل iSyndicate قديمي مي‌شود)، Factiva.com (شركت Dow Jones & Reuters)، Moreover.com، NewsKnowledge.com و Hoovers.com. پخش‌كنندگان محتواي وب از چندين رسانه، تلاشي جمعي براي تحويل بيشتر و بيشتر محتواي خود به شكل XML با استفاده از الگوهايي از قبيل فرمت متن صنعت اخبار (NITF)، XMLNews (كه زيرمجموعه‌اي از NITF است)، نيازمندي‌هاي انتشار براي فوق داده استاندارد صنعت (PRISM) ، خلاصه سايت غني (RSS) و پخش محتواي آزاد از چندين رسانه (OCS) داشته‌اند.
يك قابليت جست‌وجوي هوشمند و قوي، پيش‌نيازي براي يك پورتال سازماني خوب است. با داشتن گنجينه‌اي از اطلاعات كه يك پورتال حاوي آن است، كاربران قادر به يافتن سريع اطلاعات يا خدمات خاص بدون كمك يك سازوكار جست‌وجوي روشن نيستند. اطلاعات سازماني كه از طريق يك پورتال در دسترس قرار مي‌گيرند، احتمالاً در انواع پلت‌فرم‌هاي مختلف پيدا مي‌شود، كه هر يك داراي نوع پايگاه داده و ساختار فايل خاص خود هستند. بنابراين به سازوكار جست‌وجوي پورتال نياز است تا بتوان با طيفي از منابع داده ناهمگن از پايگاه‌هاي داده قديمي گرفته تا اسناد XML ذخيره شده در سرورهاي LINUX كار كرد. هنگامي نياز به توانايي انجام جست‌وجوها روي چندين منبع توزيع نشده به‌طور موازي و سپس تركيب و تلفيق كردن نتايج وجود دارد (به‌طور ايده‌آل بسته به رتبه‌بندي وابستگي). اين نوع جست‌وجوي توزيع شده جست‌وجوي همبسته گفته مي‌شود. عمده‌ترين سرورهاي پورتال تجاري عبارتند از: IBM، Oracle، iPlanet و BEA كه شامل موتورهاي جست‌وجوي يكپارچه هم هستند. به علاوه، موتورهاي جست‌وجوي اينترنتي شناخته شده از قبيل Google، AltaVista و NorthernLight در حال حاضر اجازه استفاده از فناوري هاي موتور جست‌وجوي خود را در پورتال‌هاي سازماني تحت ليسانس مي‌دهند.
همكاري و دستيابي به برنامه كاربردي دو ويژگي كليدي ديگر يك پورتال سازماني بارز است. ايميل، تابلوهاي اعلانات و اتاق‌هاي گفتگو با پيام‌رساني آني برخي از اشكال اصلي همكاري هستند كه مي‌توانند توسط يك پورتال ارائه شوند. تقويم‌سازي سفارشي شده براي گروه‌هاي مجاز از كارمندان گرفته تا شركا و تأمين‌كنندگان، سرويسي ارزشمند و عمومي است. مرحله منطقي بعدي، ارائه قابليت‌هاي برگزاري كنفرانس چندرسانه‌اي دو جهته تعاملي و مبتني بر مرورگر است، از قبيل آن‌هايي كه توسط WebEx.com براي ممكن ساختن جلسات مجازي تعاملي كم هزينه، نمايش محصول و ميني سمينارهاي سفارشي شده روي وب ارائه مي‌شود.
ابزارهاي همكاري تيمي، گزينه ROI سريع و پر طرفدار ديگر است. چنين ابزارهايي به محصولاتي از قبيل QuickPlace از Lotus طرفدار دو آتشه همكاري الكترونيكي و BrightSuite از DCA-Soft.com مجهز مي‌شوند. ابزارهاي همكاري به افراد پخش شده در سراسر دنيا امكان هماهنگ كردن وظايف، زمان‌بندي‌ها، تصميمات و منابع و اشتراك آسان عقايد، مسائل و اسناد را فراهم مي‌كند. آن‌ها امكان تأليف هم‌زمان كنترل شده اسناد پيچيده را فراهم مي‌سازند و گرفتن، تلخيص و توزيع درس‌هاي آموخته شده در طي يك پروژه را ممكن مي‌سازند. اطلاعات موضوعي و مناسب درباره همكاري و راه‌حل‌ها و فناوري‌هاي مديريت دانش را مي‌توانيد در آدرس www.collaborationtools.com بيابيد.
دستيابي برنامه كاربردي در ارتباط با يك پورتال سازماني اگر چه يك مسأله چند وجهي است كه طيف گسترده‌اي از انواع برنامه‌هاي كاربردي، رابط‌هاي كاربر، تنوع پلت‌فرم‌ها و بهترين برنامه‌هاي كاربردي را در برمي‌گيرد، معمولاً ديگر مانع محسوب نمي‌شود. طيف گسترده‌اي از فناوري‌هاي اثبات شده از حداقل ۲۰۰ شركت براي انطباق با هر برنامه كاربردي، بدون توجه به مشخصات اصلي آن براي استفاده مفيد در زمينه‌هايي از يك پورتال وجود دارد. سرويس‌هاي وب همانگونه كه در ادامه مورد بحث قرار خواهند گرفت، احضار و تعيين مكان برنامه كاربردي را ساده‌تر مي‌كنند.
گزينه سفارش Online بليت براي Guthrie Theater در Minneapolis در www.guthrietheater.org در شكل ۵-۱ نشان داده شده است كه مثال انكار‌ناپذيري از اين مسأله را ارائه مي‌دهد كه چگونه برنامه‌هاي كاربردي قديمي به‌طور چشمگيري مي‌توانند براي حياتي دوباره در وب اصلاح شوند. برنامه فروش بليت back-end در هسته اين نوآوري Online بسيار موفق در اصل توسط اين تئاتر در سال ۱۹۸۱ براي اجرا روي يك IBM S/34 (يك مقدم غيرمستقيم خيلي دور IBM AS/400 كه امروزه در حال اجراست) خريداري شد. بيان اين مطلب در اين زمينه خالي از لطف نيست كه PCها، همانگونه كه مي‌دانيم تا اوت ۱۹۸۱ وجود نداشتند. در نتيجه، اين برنامه كاربردي كه هم‌اكنون در وب براي فروش بيش از ۰۰۰,۳۵ دلار بليت در ماه به صورت Online استفاده مي‌شود، تاريخي قبل از PCها دارد به زماني كه «www» هرگز متصور نبود.

۴-۱-۱ XML درباره چيست؟
XML يك پلت‌فرم و يك الگوي مستقل از زبان برنامه‌نويسي براي به اشتراك‌گذاري داده‌ها به روشي منسجم و بدون ابهام است. XML يك زبان فوق نشانه‌گذاري براي اسناد است (به ويژه، اسناد حاوي اطلاعات داراي ساختار). بيشتر اسناد داراي سطحي از ساختار هستند كه در آن، اطلاعاتي كه دربردارند، به‌طور غيرقابل تغييري، متشكل از محتوا (مثلاً متن و گرافيك) و زمينه (مثلاً عناوين، جداول و تيترها) است. نقطه قوت XML توانايي آن براي توصيف روشن و شفاف زمينه و مفهوم داده‌هاي مرتبط با آن سند است.
زبان نشانه‌گذاري ابرمتن (HTML) ، پايه‌اي براي تعريف تقريباً تمام صفحات وب تا اواسط سال ۲۰۰۱ در مقايسه با XML بود، و خود را درگير مفهوم يا زمينه داده‌اي كه با آن سروكار دارد، نمي‌كند. درعوض، HTML بر چگونگي نمايش محتوا تمركز دارد. HTML يك الگوي فرمت‌بندي محتواست؛ كه با XML تفاوت دارد. بنابراين، تفاوت اساسي بين XML و HTML اين است كه اولي، ابزاري براي مشخص كردن معني داده‌هاست و با چگونگي ارائه داده‌ها كاري ندارد، در حالي كه دومي درباره نمايش داده‌هاست و هيچ ابزاري براي توصيف مفهوم داده‌هاي ارائه شده ندارد.
XML هرگز براي بهبود يا جايگزيني HTML مدنظر نبوده است. اسناد XML معمولاً در مرورگر وب يا يك وسيله دستي با مرتبط كردن شيوه‌نامه‌اي با سند XML نمايش داده مي‌شوند. در برخي موارد، اين امر مي‌تواند با استفاده ساده از شيوه‌نامه‌هاي آبشاري (CSS) استاندارد حاصل شود؛ CSS يك متدولوژي است كه از اواخر سال ۱۹۹۶ بوده است. دو روش استراتژيك ديگر براي افزودن اطلاعات فرمت‌بندي به اسناد XML، XSL و XHTML هستند. شكل ۶-۱ با استفاده از يك مثال بسيار ساده كه شامل اطلاعات تماس يك فرد است، تفاوت XML از HTML را نشان مي‌دهد.
داده‌ها (يعني، محتوا) به عنوان رشته‌هايي متني در يك سند XML وجود دارند. اين داده‌ها با نشانه‌گذاري متن XML محصور شده‌اند كه براي توصيف اين داده‌ها ارائه شده‌اند (يعني، آن زمينه‌هاي داده را به دست مي‌دهد). بلوك‌هاي سازنده اصلي يك سند XML، «عناصر» ناميده مي‌شوند؛ يك عنصر، واحد خاصي از داده‌ها به همراه نشانه‌گذاري XML است كه اين داده‌ها را توصيف مي‌كند. نشانه‌گذاري XML به همان روش HTML به شكل تگ‌هاست و تگ‌ها در بين زاويه‌ها قرار مي‌گيرند. XML برخلاف HTML يك زبان فوق نشانه‌گذاري است. اين بدان معني است كه XML حاوي هيچ مجموعه ثابتي از تگ‌ها و عناصري كه بايد توسط هر كسي استفاده شوند، نيست. در عوض، با XML شما مي‌توانيد عناصر مورد نظر خود را تعريف كنيد. با XML مي‌توانيد زبان‌هاي نشانه‌گذاري سفارشي شده خاص خود را براي انواع متفاوت و محدود اسناد طراحي كنيد. بنابراين، مي‌توانيد عناصري خاص سازمان‌ها و صنايع داشته باشيد. اين انعطاف‌پذيري چيزي است كه بخش «توسعه‌پذير» XML به آن برمي‌گردد.
XML توسط كنسرسيوم وب جهان‌گستر (W3C) به آدرس www.w3.org در فوريه ۱۹۹۸ تدوين شد. XML از زبان نشانه‌گذاري تعميم يافته استاندارد (SGML) مشتق شده كه در حدود سال ۱۹۸۵ به استاندارد ISO تبديل شد (ISO 8879). SGML استانداردي براي تعريف توضيحات ساختار انواع مختلف اسناد الكترونيكي است و به‌طور گسترده‌اي توسط ارتش ايالات متحده، دولت ايالات متحده و صنعت هوا فضا در دهه گذشته مورد استفاده قرار گرفته است. HTML نيز اشتقاقي از SGML است. طبق طراحي، SGML بسيار مفصل، قدرتمند و پيچيده است. همچنين در وب و كسب‌وكار الكترونيكي با پذيرش چنداني مواجه نشده است. XML، SGML سبك است؛ و عملكرد SGML را به قدر كافي حفظ مي‌كند تا مفيد فايده قرار گيرد، ولي بيشتر ويژگي‌هاي اختياري و اضافي را كه SGML را اين‌قدر پيچيده كرده‌اند، حذف كرده است.
با توجه به اين كه اسناد XML هميشه به شكل متني هستند، هميشه مي‌توانند توسط افراد خوانده و تفسير شوند. البته، براي اين كه يك برنامه كاربردي بتواند يك سند XML را به‌طور موفقيت‌آميزي پردازش كند، بايد بداند كه كدام عناصر مختلف را نشان دهد. به عبارت ديگر، برنامه كاربردي بايد مفهوم هر يك از تگ‌ها را بداند. با توجه به اين كه مفهوم يك تگ مي‌تواند بين سازمان‌ها، كشورها و بخش‌هاي صنعتي مختلف تفاوت زيادي داشته باشد، يك برنامه كاربردي واقعاً بايد بداند كه مفهوم هر تگ در «حوزه كاربردي» خاصي چيست. روي هم رفته، هنگام كار كردن با XML اين مشكل وجود دارد.
واقعيت اين است كه شما كه يك سند XML مطابق با قوانين DTD داريد، تضميني نيست كه آن سند بتواند توسط هر برنامه كاربردي به درستي تفسير شود. دو سازوكار متفاوت براي تسهيل درك متقابل اسناد XML وجود دارد: DTDها و طرح‌واره‌هاي XML. طرح‌واره‌هاي XML و DTDهاي خاص برنامه كاربردي و صنعت هم‌اكنون در دسترس هستند و بسياري از موارد جديد آن‌ها، در حال تعريف هستند كه دو مثال مناسب از آن‌ها عبارتند از: ebXML (براي XML كسب‌وكار الكترونيكي) و tpaML (براي Trading Partner Agreement Markup Language).
منطق XML دلايلي براي محبوبيت خارق‌العاده آن است و خط‌مشي پشت تمام هياهوهاي فعلي XML در بخش ۲-۲-۱ بحث مي‌شود.

۵-۱-۱ سرويس‌هاي وب چيستند؟
سرويس‌هاي وب نوع جديدي از برنامه‌هاي كاربردي وب هستند. آن‌ها شديداً مبتني بر XML و پروتكل‌ها و الگوهاي تعريف تدوين شده در دوره زماني ۲۰۰۰ تا ۲۰۰۱ هستند. بنابراين واژه «سرويس‌هاي وب» نامي بي‌مسما و قدري گيج كننده است، زيرا تصوراتي از سرويس‌هاي اركان كليدي براي تسهيل تراكنش‌هاي وب را به ذهن متبادر مي‌سازند و مفهوم برنامه‌هاي كاربردي مبتني بر XML با مفهوم پيمانه‌اي از آن‌ها تداعي نمي‌شود. يك اصطلاح گمراه كننده كه به محوريت XML آن‌ها اشاره دارد، از قبيل «x-apps»، ممكن است مفيدتر باشد.
سرويس‌هاي وب، برنامه‌هاي كاربردي وب پيمانه‌اي، مستقل و خود توصيف هستند كه مي‌توانند از طريق وب منتشر شوند، به سادگي پيدا شوند و به آساني احضار گردند. آن‌ها در حال حاضر يك روش منسجم، استراتژيك و استاندارد را براي بسته‌بندي فرآيندهاي كسب‌وكار فراهم مي‌كنند و آن‌ها را براي اشخاص مجاز و علاقمند، بر روي وب در دسترس قرار مي‌دهند. در حالي كه XML اجازه به اشتراك‌گذاري داده‌ها را مي‌دهد، سرويس‌هاي وب اجازه به اشتراك‌گذاري و استفاده مجدد از منطق كسب‌وكار را مي‌دهند. پتانسيل و جذابيت داشتن برنامه‌هاي كاربردي رديابي بسته كه توسط شركت‌هايي از قبيل FedEx و UPS به عنوان سرويس‌هاي وب ارائه مي‌شوند، قبلاً مورد بحث قرار گرفت.
امكانات تبديل ديگر برنامه‌هاي كاربردي وب به سرويس‌هاي وب، مي‌تواند توجه زيادي را به خود جلب كند. فقط تعداد كمي از آن‌ها عبارتند از: برنامه‌هاي كاربردي قيمت سهام، برنامه‌هاي كاربردي جست‌وجوي تخصصي، برنامه‌هاي كاربردي «سمت‌وسودهنده»، برنامه‌هاي كاربردي تأييد كارت اعتباري و برنامه‌هاي كاربردي «يافتن ارزان‌ترين پرواز». برنامه‌هاي كاربردي از اين قبيل، هنگامي كه به عنوان سرويس وب در دسترس قرار مي‌گيرند، هميشه مي‌توانند توسط برنامه‌هاي كاربردي ديگر روي وب (يا سرويس‌هاي وب ديگر) احضار شده و به‌طور مفيدي استفاده شوند. بنابراين يك برنامه كاربردي سرويس وب طبق ضرورت، يك شئ منطق كسب‌وكار احضار شده از راه‌دور و قابل استفاده مي‌شود (برخلاف يك JavaBean بزرگ كه يك شئ Java سمت كلاينت براي تسهيل قابليت استفاده از عملكرد برنامه است). در روش مشابه فناوري شئ‌گرا، سرويس‌هاي وب مي‌توانند توسعه برنامه كاربردي وب را با رفع نياز به ابداع دوباره عملكردي كه قبلاً توسط ديگران توسعه يافته است، سرعت ببخشند. دسترسي به عملكردي تمام عيار به شكل سرويس وب نيز ارائه قابليت‌هاي اضافي را ممكن مي‌سازد.
سرويس‌هاي وب داراي تأثيري عميق بر پورتال‌هاي سازماني هستند. براي شروع، آن‌ها به توسعه سرويس‌هاي كسب‌وكار موجود از طريق پورتال كمك مي‌كنند. آن‌ها زمانبندي توسعه را براي برنامه‌هاي كاربردي جديد كوچك‌تر كرده و اضافه شدن عملكرد روشن‌تر به برنامه‌هاي كاربردي را ممكن مي‌سازند. اگر برنامه‌هاي كاربردي كه از طريق پورتال سازماني ارائه مي‌شوند، بخواهند به حجم بالايي از مخاطب خارجي كمك كنند، آن‌گاه آن‌ها بايد به عنوان سرويس‌هاي وب بسته‌بندي شوند. جنبه‌هاي خود توصيف و خود تبليغ سرويس‌هاي وب اطمينان خواهند داد كه اين برنامه‌هاي كاربردي هم‌اكنون براي نهادهاي مجاز، قابل رؤيت و در دسترس هستند. پورتال‌هاي سازماني مي‌توانند به عنوان دروازه دو جهته‌اي براي ارائه و پذيرش سرويس‌هاي وب عمل كنند.
علاوه بر XML، فناوري‌هاي كليدي مرتبط با سرويس‌هاي وب، پروتكل‌هاي دستيابي شئ ساده (SOAP) ، زبان توصيف سرويس‌هاي وب (WSDL) و توصيف، كشف و يكپارچه‌سازي جهاني (UDDI) هستند. SOAP يك مشخصه W3C مثل XML بوده و يك پروتكل پيام‌رساني ارجح براي سرويس‌هاي وب است. SOAP يك پلت‌فرم است و ربطي به زبان برنامه‌نويسي ندارد. SOAP مبتني بر XML بوده و مانند آن توسعه‌پذير است. SOAP يك سازوكار ساده و سبك براي مبادله اطلاعات داراي نوع و ساختار (معمولاً به شكل XML) بين همتاها در يك محيط توزيع شده غيرمتمركز است. شكل ۷-۱ يك نماي سطح بالا از معماري سرويس‌هاي وب انتها به انتها را فراهم مي‌كند و شكل ۸-۱ نشان مي‌دهد چگونه سرويس‌هاي وب، فناوري‌ها را با يكديگر مرتبط مي‌كنند.
SOAP معمولاً روي HTTP استفاده مي‌شود كه پروتكلي است كه بيشتر بين سرورهاي وب و مرورگرهاي وب استفاده مي‌شود. البته، SOAP به HTTP گره نخورده است. SOAP همچنين در بين الگوهاي ديگر حمل و نقل از قبيل TCP طبيعي (همانند TCP/IP) و SMTP هنگامي كه توسط ايميل اينترنتي و MQSeries صف‌بندي پيام IBM استفاده مي‌شود، مورد استفاده قرار مي‌گيرد. SOAP به عنوان محوري براي موفقيت و تكثير سرويس‌هاي وب در نظر گرفته مي‌شود.

WSDL اشتقاقي از XML براي توصيف عملكرد سرويس‌هاي وب است. WSDL مشخصه «خود توصيف بودن» سرويس‌هاي وب را برآورده مي‌سازد. سرويس‌هاي وب، مدل عملياتي، رابط‌ها، پارامترها و نيازمندي‌هاي قابل اجراي خود را با استفاده از WSDL توصيف مي‌كنند. اين تعريف مبتني بر WSDL از رابط‌ها، پارامترها و نيازمندي‌هاي قابل اجرا اطمينان مي‌دهد كه «كلاينت» سرويس‌هاي وب همواره مي‌تواند يك سرويس وب راه‌دور را با برنامه‌نويسي احضار كند، بدون توجه به اين كه چگونه يا كجا سرويس وب واقعاً پياده‌سازي شده است.
هدف UDDI، ايجاد يك چارچوب باز مبتني بر وب و مستقل از پلت‌فرم براي توصيف برنامه‌هاي كاربردي، كشف كسب‌وكارها و يكپارچه‌سازي سرويس‌هاي كسب‌وكار است. به عبارت ديگر، UDDI براي ايجاد و نگهداري «صفحات زرد» قابل خواندن توسط ماشين در گستره جهاني براي كسب‌وكار الكترونيكي ارائه شده است. UDDI بنگاه‌ها (افراد) را قادر به توصيف خودشان به روشي منسجم و استاندارد مي‌سازد، به‌طوري كه ساير بنگاه‌ها به سادگي بتوانند تعيين كنند آيا آن‌ها مي‌توانند با هدايت كسب‌وكار الكترونيكي توسط آن شركت (فرد) سودآور باشند. در نتيجه، UDDI يك محصول مبتني بر وب جهاني و سازوكار تبليغ و انتشار خدمات شد. UDDI مبتني بر XML بوده و از SOAP به عنوان سازوكار حمل و نقل خود استفاده مي‌كند.
علاوه بر خود توصيف بودن، سرويس‌هاي وب بايد روي وب انتشار يابند، به‌طوري كه بتوانند مكان‌يابي شده و به‌طور شفاف احضار شوند. UDDI مسئول مديريت تابع منتشر شونده و يا توابع يافتن و انقياد است. تابع UDDI Publish با چگونگي و زمان رجيستر كردن «برنامه كاربردي» توسط سرويس وب سروكار دارد و خود به عنوان تأمين كننده آن سرويس وب عمل مي‌كند. تابع UDDI Find به اين مسأله مي‌پردازد كه چگونه يك «كلاينت» سرويس وب، شرحي از سرويس وب يا تأمين كننده سرويس‌هاي وب را مي‌يابد. سپس تابع UDDI Bind با اين مسأله سروكار دارد كه چگونه يك برنامه كاربردي كلاينت به سرويس وب مناسبي متصل شده و با آن تعامل مي‌كند، بعد از اين كه آن را از طريق توصيفش در وب پيدا كرد.
۲-۱ دليل نياز به پورتال سازماني
ساده‌ترين ولي پاسخگوترين دليل اين است كه پورتال سازماني مسلماً به كاهش هزينه‌هاي عملياتي كمك خواهد كرد. اين مسأله فقط يك حدس و گمان يا اغراق نيست. ROI مطلوب براي يك پورتال سازماني با اندازه متوسط (مثلاً سازماني در طيف ۱۵۰۰ تا ۲۰۰۰ Fortune)، چند سال است كه مورد استفاده قرار مي‌گيرد. از اين گذشته بايد در نظر داشت كه پورتال سازماني موجب كسب‌وكار بيشتر، افزايش دسترسي مشتري، رضايت بيشتر كاربر و رقابت‌پذيري بهبود يافته مي‌شود كه البته به همراه يك پورتال سازماني امكان‌پذير خواهد بود. فرصت‌هاي عمده مستقيم صرفه‌جويي در هزينه كه توسط پورتال سازماني فراهم مي‌شوند، تاكنون بدون بحث و مشاجره به خوبي ايجاد و اثبات شده‌اند. ده مورد برتر اين موارد، بدون ترتيب ويژه، عبارتند از:
* مجسم شدن كاهش كارآمد در هزينه‌هاي عملياتي مركز تماس از طريق كم شدن پرسنل، كاهش ساعات عملياتي و ادغام مركز تماس در صورت وجود چندين عمليات مركز تماس.
* حداقل كردن هزينه‌هاي ورود داده و پردازش تراكنش (مثلاً، حساب‌هاي پرداختني، پردازش سفارش، يا سفارش دادن مواد) با مجاز ساختن تعاملات مستقيم Online
* انجام صرفه‌جويي‌هاي عظيم در هزينه‌هاي دستيابي راه‌دور با ممكن ساختن دستيابي ايمن كارمندان سيار و راه‌دور به تمام منابع ضروري سازمان روي اينترنت و از طريق پورتال (كه در برخي موارد، مي‌تواند منجر به ۹۵ درصد كاهش هزينه‌ها گردد)
* كاهش محسوس تمام هزينه‌هاي پستي و خدمات تحويل سريع (مثل FedEx) با كاهش نياز به تناظر ورودي و خروجي
* كم شدن مخارج مرتبط با تبليغات، روابط عمومي و روابط با سرمايه‌گذار به وسيله پورتالي كه هم‌اكنون به عنوان ابزارهاي اصلي اشاعه اخبار و اطلاعات سازماني عمل مي‌كنند.
* ايجاد كاهش آشكار در هزينه‌هاي ارتباطي ورودي (يعني، ۱-۸۰۰) و خروجي و توانايي صرف‌نظر كردن از تجهيزات غيرضروري مركز تماس
* كاهش هزينه‌هاي چاپ، توليد و توزيع مربوط به بروشورهاي شركت، گزارشات ساليانه، اوراق داده محصول، گزارشات سرمايه‌گذاري و ساير موارد اين‌چنيني با انتشار تمام اين اسناد، از جمله آن‌هايي كه نيازمند احراز هويت Online قبل از دستيابي هستند، روي پورتال به صورت اسناد PDF قابل دانلود و با كيفيت بالا كه بعداً مي‌توانند توسط كاربر چاپ شوند. شكل ۹-۱ پورتالي را نشان مي‌دهد كه اسناد سازماني را به شكل PDF ارائه مي‌دهد.
* كاهش هزينه‌هاي موجود در بايگاني، تصويرگيري الكترونيكي و دور ريزي اسناد كاغذي (مثل فاكتورها، صورتحساب‌ها و صورت‌هاي مالي) با ترويج تبادلات بدون كاغذ از جمله پرداخت چك‌هاي الكترونيكي از طريق پورتال. شكل ۱۰-۱ پرداخت چك الكترونيكي از حساب‌هاي كارت اعتباري را نشان مي‌دهد كه توسط پورتال شركت Discover card ارائه مي‌شود.
* كاهش هزينه‌هاي عملياتي مرتبط با گروه‌هاي پشتيباني از محصول و مشتري با ترويج پشتيباني «اولين- سطح» از طريق وب (در صورت لزوم با استفاده از مايكروسافت به عنوان مدلي براي چنين پشتيباني Online)
* حذف دفاتر راه دور غير استراتژيك و ارائه خدمات اضافي به مشتريان فعلي و بالقوه، احتمالاً با هزينه پايين‌تر با فلسفه مبادله Online همراه با تخفيف
علاوه بر اين احتمالات كاهش هزينه مستقيم قابل اندازه‌گيري و محسوس، يك پورتال سازماني مي‌تواند به‌طور قابل توجهي پيامد تخطي‌ناپذير يك شركت را به روش‌هاي متعدد ديگر بهبود بخشد، از جمله:
* خارجي سروكار داشته باشند (مثلاً، حساب‌هاي پرداختني، خريد و پردازش سفارش) با كاهش تعداد وقفه‌ها در تماس‌هاي تلفني دريافتي آن‌ها
* كارآيي كلي بهتر در شركت با اطمينان از اين مسأله كه بيشتر وظايف اجرايي، بخصوص آن‌هايي كه مرتبط با مديريت منافع، مديريت اجرايي سهام، مديريت پروژه يا زمان و سفارش‌دهي زنجيره هستند، مي‌توانند به سرعت، به‌طور كارآمد و قطعي از طريق پورتال انجام شوند.
* كاهش سربار و تسريع فرآيند تصويب براي وظايف روزمره (مثل درخواست چك، درخواست p.o. و پذيرش فاكتور) با اطمينان از اين كه كل فرآيند از جمله تعاملات خارجي، كاملاً الكترونيكي بوده و با استفاده از ابزارهاي همكاري فراهم شده توسط پورتال هماهنگ مي‌شوند.
* بهبود نقدينگي شركت با تشويق پرداخت‌هاي Online توسط مشتريان و بهره‌برداري از تكنيك‌هاي مديريت زنجيره تأمين و توليد درست به موقع مبتني بر پورتال
* حداقل كردن هزينه فرصت‌هاي از دست رفته با اطمينان از اين كه هيچ كسب‌وكاري از دست نمي‌رود، زيرا مشتريان يا شركا امكان دسترسي از طريق نمايندگان شركت را نيز خواهند داشت.
* ترويج وفاداري مشتري (و جذب مشتريان جديد) با در نظر گرفتن فشارهاي زماني آن‌ها و دادن امكان انجام سريع‌تر و ساده‌تر امور نسبت به قبل (مثلاً، پرداخت صورتحساب‌ها، تغيير آدرس، تجديد آبونه و انتقال اموال)
* حصول دستيابي به گستره وسيع‌تر مشتري، شريك و تأمين كننده در سراسر دنيا بدون هيچ هزينه بازاريابي اضافي براي رونق بخشيدن به كسب‌وكار و داشتن تأمين بالقوه مورد نياز در شرايط بهتر
* بهره‌برداري از قابليت‌هاي تبادل داده استاندارد شده، خودكار و جامع ارائه شده توسط XML و سرويس‌هاي وب در چارچوب پورتال براي استمرار در كاهش هزينه‌هاي عملياتي با انجام فرآيندهاي كسب‌وكار الكترونيكي Online B2B بدون كاغذ بيشتر براي امور تا حد امكان (و كنار گذاشتن پست‌هاي صوتي، صورت‌هاي مالي فكس شده ناخوانا و ورود داده اضافي)
* كاهش هزينه فرصت‌هاي از دست رفته و بهبود و بهره‌وري در سطوح مديريتي و اجرايي با تضمين دسترسي سريع و بهنگام به تمام داده‌هاي كليدي سازمان با دادن امكان ورود داده حياتي كسب‌وكار در سيستم‌هاي MIS مناسب از طريق رابط‌هاي كاربرپسند ايمن كه توسط پورتال سازمان فراهم شده‌اند، به كارمندان، ادارات راه‌دور، كاركنان سيار، شركا و تأمين‌كنندگان
* حداكثر كردن سرمايه‌گذاري روي برنامه‌هاي كاربردي IT فعلي و چلاندن ROI اضافي از آن‌ها با گسترش دادن حيات مفيد آن‌ها به وسيله استفاده مجدد از منطق كسب‌وكار اثبات شده در پورتال (در صورت لزوم با رابط‌هاي كاربر مبتني بر HTML، XML يا سرويس‌هاي وب).
۱-۲-۱ يك سرمايه‌گذاري بزرگ با يك ROI مثبت
درس ساده اما فراموش نشدني كه من در اداره پست محلي در Laconia در New Hampshire آموختم، به وضوح صرفه‌جويي در هزينه‌هاي ذاتي خودكارسازي و حذف كار كاغذي مرتبط با حتي يك تراكنش نسبتاً ساده را نشان مي‌داد. سرويس پستي ايالات متحده (USPS) در مقايسه روشني با ساير آژانس‌ها (مثل سرويس درآمد داخلي ايالات متحده)، هيچ پول اضافي بابت هزينه شارژ ۳ تا ۸ درصدي كه شركت‌هاي كارت اعتباري بابت هر تراكنش مي‌گيرند، نمي‌گيرد. USPS اين كارمزد را بدون توجه به ارزش دلاري تراكنش مي‌گيرد.
اين مسأله هماهنگ به نظر نمي‌رسد. هنگامي كه درباره اين بي‌نظمي مشهود سؤال كردم، يك كارمند اداره پست دوستانه توضيح داد كه پذيرفتن پرداخت‌هاي كارت اعتباري براي اداره پست ارزان‌تر از گرفتن پول نقد يا چك است، حتي به ميزان ۵ دلار. در انتهاي روز، چك‌ها و پول نقد بايد حداقل توسط سه نفر مختلف شمرده شوند و مقدار آن‌ها تطبيق داده شود. سپس، كار كاغذي مرتبط با واريز اين پول به بانك را داريم. از طرف ديگر، تراكنش‌هاي كارت اعتباري در هنگام كارت كشيدن به‌طور مركزي و بدون نياز به دخالت دستي در هر اداره پست مديريت مي‌شوند. اين صرفه‌جويي‌ها در هزينه، بيشتر از كميسيون‌هاي پرداختي به شركت‌هاي كارت اعتباري است.
حال اين مدل صرفه‌جويي در هزينه را در كسب‌وكار خود ملاك قرار دهيد. تعداد تراكنش‌هاي بدون كاغذي را تعيين كنيد كه به سادگي مي‌توانند روي پورتال انجام شوند و مقدار درآمدي كه مي‌توانيد مستقيماً با پذيرفتن پرداخت‌ها از طريق كارت الكترونيكي يا فرم چك الكترونيكي از طريق پورتال به دست آوريد، چقدر است (شكل ۱۰-۱ را ببينيد). اين احتمالات و فرصت‌هاي صرفه‌جويي در هزينه بايد بيشمار و آشكار باشند. ROI دقيق براي پياده‌سازي و نگهداري يك پورتال و زمان صرف شده براي مثبت شدن ROI بسته به ماهيت و اندازه كسب‌وكار متفاوت خواهد بود؛ همان‌گونه كه قبلاً ذكر شد، دو سال براي يك كسب‌وكار با اندازه متوسط عادي است. تاكنون بايد به‌طور دلگرم‌كننده‌اي احساسي گرم و مبهم پيدا كرده باشيد كه اين يك پروژه IT است كه به‌طور غيرمحتمل برحسب ROI و با توجه به احتمالات متعدد صرفه‌جويي در هزينه همراه با تمام روش‌ها براي افزايش دسترسي و گستره كسب‌وكار شما نتيجه عكس مي‌دهد.
پياده‌سازي يك پورتال شركتي كاري كم هزينه و كم اهميت نيست. براي شروع، ساخت پورتال مستلزم سرمايه‌گذاري متغيري روي تجهيزات (مثلاً، سرورها)، نرم‌افزار زيرساخت (مثلاً، سرور پورتال)، نرم‌افزار امنيتي، اتصال اينترنتي و ابزارهاي توسعه است. اين هزينه عمده هر چند زياد است، ولي با اين وجود و در صورتي كه از هزينه برنامه‌ريزي، طراحي، نمونه‌سازي اوليه، پياده‌سازي و تست پورتال تجاوز نكند، ارزشمند است. مقدار زيادي از اين هزينه به اكتساب و سفارشي كردن محتواي ضروري، برنامه‌هاي كاربردي و خدمات تعلق خواهد گرفت. تمام اين‌ها مي‌تواند به سادگي و به سرعت از ميليون‌ها دلار فراتر رود.
هزينه‌هاي درگير با يك پورتال سازماني، پس از آماده‌سازي و اجرا فروكش نخواهند كرد. براي اين كه يك پورتال سازماني موفق و مفيد باشد، بايد به‌طور مستمر بهنگام، نگهداري، پايش و تغذيه شود. محتوا در صورت لزوم بايد بهنگام شود. برنامه‌هاي كاربردي و خدمات جديد بايد طبق يك زمانبندي از پيش تعيين شده فراهم شوند. آمار ترافيك و حجم كار پورتال بايد حداقل به صورت هفتگي پايش شود تا انتظارات عملكرد برآورده شوند و كاربران با زمان‌هاي پاسخ كند سرخورده نشوند. مهم‌تر اين كه، نقاط عطف كسب‌وكار مرتبط با پورتال (تعداد تراكنش‌هاي موفق در هر روز، مقدار درآمد حاصل در هر هفته يا تعداد كل بازديدها در هر ساعت) بايد به‌طور جدي رديابي، مصور و گزارش شوند.
براي حصول اين موارد، البته نياز به دستور صريح مديريت ارشد، افراد منصوب و بودجه‌اي واقعي داريد. پورتال سازماني بايد توسط مؤلفه اصلي طرح عملياتي شركت ديده و پذيرفته شود. پورتال، بخش كليدي كاركردهاي كلي IP خواهد شد. بازاريابي و فروش به آن تكيه خواهند كرد. در واقعيت، نياز به تيمي اختصاصي براي نگهداري پورتال خواهيد داشت. با توجه به اين كه پورتال سازماني شما ابرمجموعه‌اي از وب‌سايت اصلي شماست، تيم پورتال شما داراي همان اساتيد و طراحان وب فعلي شما خواهد بود. ولي با توجه به اين كه يك پورتال داراي برنامه‌هاي كاربردي و خدمات است، نياز به دستيابي به منابع برنامه‌نويسي نيز داريد. پيامد اين قضيه اين است كه پورتال سازماني سرمايه‌گذاري بزرگي است.
هزينه‌هاي سرمايه‌گذاري و عملياتي يك پورتال، اگر چه مسلماً سرسام‌آور است، باز هم در مقايسه با هزينه‌هاي اجراي يك مركز تماس معقول است. و اين اصل قضيه است. يك پورتال سازماني به شما اجازه انجام كارهاي متعددي را مي‌دهد. اينجا محلي است كه صرفه‌جويي‌هاي بزرگ در هزينه از آن شروع مي‌شود. بنابراين، پورتال‌هاي سازماني‌ساز مديريتي را درباره نياز به كار هوشمندتر نشان مي‌دهند. پورتال سازماني، روشي هوشمند براي انجام كارهاي بيشتر در حين كاهش هزينه‌هاست.

۲-۲-۱ چرا XML و سرويس‌هاي وب؟
XML مبادله تمام انواع اطلاعات در بين سيستم‌هاي متمايز را به روشي ساده‌تر و بهتر از گذشته انجام مي‌دهد. XML داده‌ها را از پلت‌فرم‌ها و برنامه‌هاي كاربردي مختلف با فرمت مبادله استاندارد شده فراهم مي‌كند. با XML مهم نيست كه آيا داده‌ها توسط يك برنامه كاربردي اختصاصي توليد شده‌اند و در اصل به روشي ساختار يافته‌اند كه مي‌تواند فقط توسط آن برنامه تفسير شود. بنابراين XML روش استانداردي براي توصيف داده ساختار يافته شده است، بدون توجه به اين كه آيا اين داده‌ها متعلق به يك صفحه گسترده، كتاب آدرس الكترونيكي، يك برنامه كاربردي CRM، يك فايل پيكربندي سيستم‌عامل، يك تراكنش مالي يا رسم فني هستند.
براي درك بهتر XML، يك مثال ساده مي‌تواند بسيار مفيد باشد. برنامه كاربردي صفحه گسترده Microsoft Excel به‌طور گسترده‌اي در دنياي كسب‌وكار به عنوان ابزاري آماده براي ذخيره‌سازي، ارائه و تحليل طيف گسترده‌اي از انواع داده‌ها از ركوردهاي مالي ساده گرفته تا جزئيات مديريت زنجيره تأمين پيچيده، استفاده مي‌شود. Excel اگرچه صفحه گسترده است، اما مايه تأسف مايكروسافت است كه در همه‌جا حاضر نيست و نخواهد بود. بنابراين، به اشتراك‌گذاري صفحات گسترده Excel كه به يك فرمت اختصاصي مايكروسافت است، با آن‌هايي كه از برنامه‌هاي كاربردي متفاوتي استفاده مي‌كنند، مي‌تواند يك چالش باشد، هر چند فيلترهاي مختلف زيادي خاص برنامه كاربردي براي تسهيل چنين كاري وجود دارد.
تبديل داده Excel به متن ساده، اگرچه هميشه يك گزينه است، بهينه نيست، زيرا مي‌تواند موجب تهي شدن داده بافت و ساختار ذاتي آن‌ها شود. با استفاده از اين مثال، فرض كنيد كه بخواهيد داده‌هايي را بين يك برنامه كاربردي زمانبندي توليد مبتني بر IBM Mainframe، يك برنامه كنترل تجهيزات كه روي يك سرور Unix اجرا مي‌شود و يك صفحه گسترده Excel كه به‌طور بلادرنگ سفارشات مشتريان را دنبال مي‌كند، مبادله كنيد. حتي اگرچه نوشتن ابزارهاي تبديل ضروري يك راه‌حل است، موجب خاص شدن برنامه كاربردي اين فرآيند كامل مي‌شود و توانايي شما را در معرفي برنامه‌هاي كاربردي متفاوت در اين زنجيره پردازش پنهان مي‌كند. اينجاست كه XML ايفاي نقش مي‌كند و موجب صرفه‌جويي در زمان مي‌شود.
Microsoft Excel از XML دو جهته پشتيباني مي‌كند. حال شما مي‌توانيد صفحات گسترده Excel را تحت اسناد XML ذخيره كنيد، انباشته از تمام فرمول‌هاي استفاده شده در صفحه گسترده و تعاريف چگونگي فرمت‌بندي داده‌ها در صفحه گسترده. Excel همچنين مي‌تواند اسناد XMLاي را كه حاوي داده‌هايي است كه مناسب يك صفحه گسترده هستند، باز كند. بنابراين، XML مبادله داده را به يك روش توسعه‌پذير و مستقل از برنامه كاربردي ممكن مي‌سازد. به اين دليل است كه چرا XML براي آينده پورتال‌هاي سازماني حياتي است. XML اطمينان مي‌دهد كه برنامه‌هاي كاربردي و خدمات پياده‌سازي شده در يك پورتال سازماني، هنگام ورود يا صدور داده‌ها، مختل نخواهند شد.
با توجه به قابليت‌هاي XML، مبادله داده دائمي و خودكار با برنامه‌هاي پردازش سفارش تأمين‌كنندگان و برنامه‌هاي ERP ممكن شده است. با استفاده از XML، برنامه‌هاي CRM شركاي شما كه روي PC اجرا مي‌شوند، مي‌توانند به‌طور خودكار پايگاه داده ركوردهاي مشتري اصلي يك سازمان را كه روي يك ميني كامپيوتر IBM AS/400 نگهداري مي‌شود، بهنگام كنند (حتي اگرچه هر شريك از يك برنامه CRM اختصاصي استفاده مي‌كند كه از فروشنده متفاوتي خريداري كرده است سازمان فقط پايگاه داده خود را به عنوان بخشي از پياده‌سازي پورتال، از NT به AS/400 منتقل كرده است).
XML همچنين به موقع مفهوم و ساختار را به محتواي صفحه وب پورتال‌هاي سازماني اضافه مي‌كند تا حداقل جست‌وجوهاي اطلاعات با معني و توانايي دستيابي و پردازش خودكار برخي از اين داده‌ها توسط برنامه‌هايي كه روي پورتال‌هاي ديگر (مثلاً پورتال يك شريك يا تأمين كننده) اجرا مي‌شوند، ممكن شود. محتواي صفحه وب مبتني بر HTML امروزي، عاري از زمينه است. بنابراين، جست‌وجو براي يك كلمه كليدي نظير bill با استفاده از هر يك از موتورهاي جست‌وجوي وب محبوب (مثل، Google.com)، هزاران ورودي را كه دربرگيرنده نام افراد هستند (مثلاً، Bill Gates)، قوانين حقوقي (مثلاً، Bill of Rights)، ليست اجراي تئاتر و يادداشت‌هاي پولي را برمي‌گرداند. موتور جست‌وجوي IBM توصيه مي‌كند كلمه كليدي chip را امتحان كنيد كه مي‌تواند منجر به عناويني هم‌چون ريزتراشه‌هاي مارپيچي، سنجاب‌هاي خط‌دار و همچنين ورودي‌هايي براي كلوچه‌هاي شكلاتي و افرادي با نام Chip شود.
محتواي مبتني بر XML چنين سردرگمي را برطرف مي‌كند و دستيابي سريع‌تر، روشن‌تر و خودكار را به اطلاعات دائمي فراهم مي‌كند. بنابراين، به جاي داشتن صفحات وب مبتني بر HTML، پورتال‌هاي سازماني آتي، بيشتر و بيشتر به صفحات تعريف شده توسط XML متكي خواهند بود. سپس از فناوري مثل XSL براي فرمت‌بندي و ارائه جذاب‌تر اين داده‌ها براي مصرف انسان استفاده خواهد شد.
حرف آخر در اينجا اين است كه حوزه‌هاي XML در كنار موانع عدم سازگاري تاكنون مانع مبادله داده دو طرفه اصلي بين برنامه‌هاي كاربردي متمايز شده‌اند. XML، هر چه بيشتر فراگير و تثبيت شود، هنگامي كه ارتباط برنامه‌هاي كاربردي سازمان را با برنامه‌هاي كاربردي تأمين‌كنندگان، شركا و حتي مشتريان برقرار كند، هزينه‌ها و زمان‌هاي فرآوري امروزي را از بين خواهد برد. XML نيازمندي‌هاي مبادله داده پورتال‌هاي سازماني را به واقعيت تبديل خواهد كرد.

۳-۲-۱ چرا سرويس‌هاي وب؟
آنچه كه XML براي داده ساختار يافته انجام مي‌دهد، سرويس‌هاي وب براي برنامه‌هاي كاربردي انجام مي‌دهند. در حالي كه XML اجازه به اشتراك‌گذاري هميشگي داده‌ها در بين پلت‌فرم‌هاي توزيع شده و متمايز را مي‌دهد، سرويس‌هاي وب قابليت اشتراك‌گذاري برنامه‌هاي كاربردي را در پلت‌فرم‌هاي مختلف فراهم مي‌كنند. در نتيجه سرويس‌هاي وب كه شديداً مبتني بر XML هستند، مكمل XML مي‌باشند. البته، عجيب آن كه سرويس‌هاي وب گسترده نياز به مبادله داده را حداقل مي‌كنند. با سرويس‌هاي وب، به جاي اجبار در انتقال داده‌ها از يك برنامه به برنامه‌اي ديگر، امكان استفاده مستقيم از برنامه بومي را خواهيد داشت.
در دسترس بودن سرويس‌ها و برنامه‌هاي كاربردي تعاملي و تبادلي است و اين مسأله، به نوعي پورتال‌هاي سازماني را از وب‌سايت‌هاي اطلاعاتي ساده متمايز مي‌سازد و اين شاخصه مهم سرويس‌هاي وب است. سرويس‌هاي وب، فرآيند «انتشار» برنامه‌هاي كاربردي را كه به سادگي قابل يافتن و همواره در دسترس هستند، در پورتال سازمان استاندارد مي‌كنند. سرويس‌هاي وب همچنين قابليت استفاده مجدد آسان از منطق كسب‌وكار برنامه‌هاي موجود را به عنوان الگوهاي ميان‌افزار خاص وب براي يافتن و احضار «اشياي» منطق كسب‌وكار قابل استفاده مجدد و راه‌دور در اختيار شما قرار مي‌دهند (يك شئ منطق كسب‌كار در اين مورد مي‌تواند يك برنامه كاربردي پيمانه‌اي در سمت شما باشد). بنابراين، سرويس‌هاي وب به پروتكل‌ها امكان مي‌دهند، نوعي معادل وب الگوهاي احضار شئ قبلي مثل CORBA، DCOM مايكروسافت و RMI مبتني بر Java باشد.
يك برنامه كاربردي رديابي، همانگونه كه قبلاً بحث شد، كانديد خوبي براي سرويس وب قابل استفاده مجدد عمومي شدن است. اين نياز به ديگران براي توسعه نگارش‌هاي خاص خود از اين عملكرد يا اجبار در مراجعه كاربران به سايتي خارجي (مثل FedEx يا UPS) را برطرف مي‌سازد، به‌طوري كه آن‌ها مي‌توانند وضعيت تحويل را چك كنند. اگر پورتال سازمان داراي يك قابليت رديابي بسته تعبيه شده باشد، سازمان مي‌تواند به دنبال اين باشد كه اين عملكرد را به صورت يك وب سرويس ارائه دهد. سازمان‌ها توانايي خريد برنامه كاربردي سرويس‌هاي وب و پياده‌سازي آن را در يكي از سرورهاي خود دارا هستند. البته، با توجه به قابليت‌هاي احضار راه‌دور ذاتي سرويس‌هاي وب، ممكن است در عوض مشترك برنامه كاربردي شدن را ترجيح دهيد. به علاوه، داشتن اين عملكرد به عنوان بخشي از برنامه پردازش سفارش كلي نيز محتمل است. در نتيجه، احضار راه‌دور مي‌تواند براي كاربران نهايي كاملاً شفاف باشد.
در شيوه‌اي مشابه، سرويس‌هاي وب مي‌توانند براي اكتساب مقدار زيادي از عملكرد اصلي مرتبط با پورتال مورد استفاده قرار گيرند. كاركردهاي امنيتي از قبيل احراز هويت كاربر بلافاصله به ذهن مي‌رسند. ولي اين احتمالات، عظيم و نامحدود هستند. اگر شما قصد پذيرفتن پرداخت‌ها از طريق كارت اعتباري را داريد، مي‌توانيد تمام عملكرد مصوب ضروري كارت اعتباري را به عنوان يك سرويس وب بگيريد كه به‌طور شفاف مي‌تواند در برنامه پردازش سفارش شما تعبيه شود. سرويس‌هاي وب همچنين مي‌توانند براي مديريت تبديلات نرخ ارز بين‌المللي، محاسبه نرخ حمل و نقل، ترجمه زبان و بررسي‌هاي رضايت مشتري استفاده شوند.
قابليت خود توضيح سرويس‌هاي وب كه با استفاده از WSDL حاصل مي‌شود، فرآيند يافتن و شناسايي برنامه‌هاي كاربردي را كه بهتر مناسب نيازهاي شماست، ساده مي‌كند. بيشتر به همان روشي كه سازمان‌ها مي‌توانند محتواي سنديكا شده را براي پورتال‌ خود بگيرند (همانگونه كه قبلاً بحث شد)، سازمان‌ها به زودي قادر خواهند بود عملكرد پورتال «سنديكا شده» را به شكل سرويس‌هاي وب بگيرند. شركتي به نام (www.webcollage.com) WebCollage هم‌اكنون سرويسي را ارائه مي‌دهد كه به وسيله آن، برنامه‌هاي كاربردي وب موجود را مي‌گيريد و آن‌ها را به سرويس‌هاي وب تبديل مي‌كنيد. حرف آخر در اينجا اين است كه سرويس‌هاي وب، ابزارهاي استراتژيك بلند مدتي خواهند شد كه به وسيله آن‌ها، پورتال شما، برنامه‌هاي كاربردي و سرويس‌هايي را در آينده فراهم خواهد كرد.

۳-۱ چه هنگام بايد پورتال سازماني را پياده‌سازي كرد؟
«تا حد امكان زود»، پاسخي كوتاه و سريع به سؤال بالاست. البته، احتمالاً آسان نخواهد بود؛ اگر بود، شما احتمالاً تاكنون در گيرودار پياده‌سازي پورتال خود بوديد. پياده‌سازي يك پورتال سازماني، وظيفه‌اي نيست كه به‌طور سرسري و از روي هوس انجام شود. پورتال سازماني، مدل كسب‌وكار سازمان‌ها را تغيير خواهد داد. اين تغييرات در سراسر شركت نفوذ مي‌كنند و روي بسياري از بخش‌ها در شركت تأثير مي‌گذارند. به علاوه، نگهداري پورتال نيازمند همكاري فعالانه دپارتمان‌هاي مختلف از حسابداري گرفته تا فروش خواهد بود. در نتيجه، تا وقتي كه دستوري صريح و روشن از بالاترين سطح مديريت شركت خود نداشتيد، نبايد حتي فكر پياده‌سازي پورتال به ذهن شما خطور كند.
چنين دستوري، حاصل چيزي خواهد بود كه الزاماً يك فرآيند بهينه‌سازي و توجيه طولاني و تكراري خواهد بود. مديران ارشد، به‌طور ذاتي متوجه اين واقعيت شده‌اند كه آينده بلند مدت شركت، در عمل وابسته به داشتن پورتالي موفق است كه نيازمند اطمينان هميشگي به امكان اقتصادي و فني آن است. هر چند آن‌ها درباره موفقيت سازمان‌هاي ديگر كه داراي پورتال هستند مي‌شنوند، مي‌بينند و مي‌خوانند، باز هم نگران و عصبي خواهند بود و ضمانت‌هايي را مي‌خواهند تا ريسك را به حداقل برسانند. آن‌ها مي‌خواهند بدانند چه رقابتي انجام مي‌شود و ارائه‌هاي محتمل‌تر اين كه شما مجبور به ايجاد يك نمونه كسب‌وكار تمام عيار و بسيار دقيق خاص پورتال خواهيد شد كه تمام دغدغه‌هاي مديريتي را به اندازه كافي سروسامان مي‌دهد. آماده‌سازي چنين نمونه كسب‌وكاري واقعاً ايده خوبي است. اين ايده شما را مجبور به صريح و قاطع بودن درباره اهداف كسب‌وكار، هزينه‌هاي پيش‌بيني شده، ROI مورد نظر و زمانبندي پياده‌سازي مي‌كند. در يك حداقل، شش ماه زمان مي‌برد تا يك نمونه كسب‌وكار قابل قبول توسعه يابد. اگر خوش شانس باشيد، مي‌توانيد پس از سه ماه به دنبال چرخه تصويب نهايي باشيد (و همچنين مي‌توانيد ممنون انواع ديگر عامل‌هاي خارجي باشيد، از قبيل چرخه‌هاي بودجه‌اي، زمانبندي جلسات هيأت مديره و سازمان‌دهي مجدد ضروري شركت). بنابراين اگر از ابتدا شروع كنيد، قبل از اين كه مأموريتي داشته باشيد و بودجه‌اي براي پورتال شما در نظر گرفته شده باشد، بيش از نُه ماه زمان نياز داريد.

۱-۳-۱ پورتال سازماني از لحاظ مأموريت حياتي است
هنگامي كه يك پورتال سازماني را برنامه‌ريزي مي‌كنيد، هميشه به خاطر داشته باشيد كه اين پورتال بايد يك دارايي حياتي از لحاظ مأموريت براي شما باشد. درباره ساير برنامه‌هاي كاربردي IT حياتي از لحاظ مأموريت و تمام مسائل مرتبط با حصول اطمينان از يكپارچگي، انعطاف‌پذيري و عملكرد آن‌ها فكر كنيد. دليل اين امر، بديهي است. پورتال سازماني، دروازه‌اي به برنامه‌هاي حياتي ديگر از لحاظ مأموريت خواهد شد. اگر پورتال شما بد عمل كند و شامل زمان‌هاي پاسخ غيرقابل قبولي باشد، آن‌گاه در دستيابي به هر چيزي تحت آن به مخاطره مي‌افتيد.
يكي از نكات منفي درباره يك پورتال اين است كه داشتن پورتال ضعيف بدتر از نداشتن آن است. يك پورتال كند و غيرقابل اتكا با عدم وجود لينك‌ها و صفحات، كاربران را فراري مي‌دهد، چه اين كاربران، مشتري باشند، چه شريك يا تأمين كننده و منجر به نابودي كسب‌وكار و كم شدن مشتريان خواهد شد. در نتيجه، همانند ساير برنامه‌هاي كاربردي حياتي كه به صورت گسترده مورد استفاده قرار مي‌گيرند، بايد توجه دقيقي را صرف تمام جنبه‌هاي پياده‌سازي پورتال كنيد، از انتخاب پلت‌فرم سرور مناسب گرفته تا تست و تست مجدد تمام عملكرد، تا اطمينان حاصل كنيد كه آن‌ها باعث شكست شما نخواهند شد.
وب‌سايت شما، اگر چه مهم است، احتمالاً در كامل‌ترين و دقيق‌ترين مفهوم، از لحاظ مأموريت حياتي نيست، زيرا دو ساعت بيكاري احتمالاً منجر به فقدان قابل توجه درآمد نمي‌شود. به هر حال، هر زمان بيكاري برنامه‌ريزي نشده در پورتال شما مي‌تواند بر پيامد شما تأثير گذارد و حتي بدتر، منجر به تهديدهايي در مورد دادخواهي خواهد شد. دومي، در صورتي محتمل‌تر خواهد بود كه پورتال شما با تراكنش‌هاي مالي حساس به زمان از قبيل مبادله سهام Online سروكار داشته باشد. يك خرابي پورتال يا عملكرد بيش از اندازه ضعيف مي‌تواند موجب شود كاربران توانايي انجام مبادلات به روش معمول را نداشته باشند. اگر اين اتفاق در طي زماني بيفتد كه بازار به‌طور خاصي بي‌ثبات است، مشتريان شما مي‌توانند از لحاظ قانوني ادعا كنند كه به علت عدم كاركرد صحيح پورتال شما، آن‌ها زيان مالي ديده‌اند. اگر امكان آسيب‌پذيري بالقوه وجود داشته باشد، آن وقت شما مجبوريد با دپارتمان حقوقي خود كار كنيد، به‌طوري كه بتوانيد كاربراني را داشته باشيد كه توافق‌نامه‌هاي سطح خدمات را مي‌پذيرند كه در آن توافق‌نامه‌ها، شركت شما در مورد برخي انواع خاص شكايت‌ها، غرامت خواهد پرداخت.
با توجه به حياتي بودن از لحاظ مأموريت، بهتر است كه شما شخصي را با تجربه اثبات شده قابل توجه در زمينه نگهداري برنامه‌هاي كاربردي حياتي از لحاظ مأموريت در تيم پورتال خود داشته باشيد، حتي اگر قدري مخالف‌خوان باشد. مطمئن شويد كه نزديك ۹۹/۹۹ درصد عملياتي بودن برنامه‌هاي كاربردي حياتي از لحاظ مأموريت، هم علم است و هم هنر. يكي از جزئيات بي‌ضرري كه در طي مرحله برنامه‌ريزي و پياده‌سازي ناديده گرفته مي‌شود (مثلاً داشتن ديواره آتش يا اتصال اينترنتي كه يك مكان منفرد از خرابي است)، مي‌تواند منجر به اشكالات مهلك شود. افراد با تجربه عملي در مورد نگهداري برنامه‌هاي كاربردي حياتي از لحاظ مأموريت معمولاً در تشخيص سريع لينك‌هاي بالقوه ضعيف و يافتن راه‌هايي براي رفع چنين مشكلاتي خبره هستند.

۲-۳-۱ پياده‌سازي فازبندي شده
يك پورتال سازماني، به صورت فازبندي پياده‌سازي خواهد شد. تخصيص يك تا دو سال براي چنين پياده‌سازي فازبندي شده‌اي چندان غيرعادي نيست، البته با توجه به وظايف موجود و نياز به تضمين عمليات حياتي از لحاظ مأموريت، پورتال سازماني همچنين به‌طور طبيعي در طي اين دوره زماني، تكامل يافته و بالغ مي‌شود و تحت تقاضاهاي كاربر و درخواست‌هاي داخلي به بوته آزمايش گذاشته مي‌‌شود. معمولاً، پورتال سازماني روي يك وب‌سايت موجود ساخته مي‌شود. اگر شما هم‌اكنون يك پورتال اينترانتي داريد، ممكن است با آن به عنوان يك پايه شروع كنيد. البته، در برخي موارد، وب‌سايت نقطه شروع بهتري از ديدگاه امنيتي است، زيرا شما هم‌اكنون دستيابي اينترنتي خارجي به آن داريد. اگر با وب‌سايت خود شروع كنيد و محتويات آنچه در وب‌سايت وجود دارد به عنوان نقطه شروع در نظر گرفته و سپس شروع به افزودن عملكرد تبادلي جديدي به روشي نظام‌مند و برنامه‌ريزي شده مي‌كنيد.
افزودن عملكرد براي شركاي تجاري، همواره مكاني خوب و ايمن براي شروع است (با توجه به اين كه آن‌ها در تئوري در سمت شما قرار مي‌گيرند). شركا، علاوه بر اين كه يك گروه كاربري مستقل و قابل تعريف براي كار كردن هستند، احتمالاً پشتيبان، همراه و مشتاق براي ارائه انتقاد سازنده هستند. بررسي ويژگي‌هاي اصلي حياتي از قبيل احراز هويت كاربر، كارآيي موتور جست‌وجو و پيچيدگي‌هاي استفاده از XML براي ارائه محتواي خاص، نيز روش خوبي است. اگر شما براي ارائه سرويس‌هاي وب برنامه‌ريزي كرده‌ايد، از شركاي خود به عنوان يك بستر تست استفاده كرده و ديگران را از عملكردي كه در حال تست است، دور نگه داريد.
گزينه ديگر، اتكا كردن به احراز هويت براي كنترل دستيابي به عملكرد تست شونده است. با اين رويكرد، شما شروع كرده و يك دكمه (يا لينك) «شريك» را به صفحه اصلي موجود خود اضافه مي‌كنيد. اين دكمه، كاربران را به بخش شريك هدايت مي‌كند. البته آن‌ها بدون ID كاربري و رمز عبور قادر به وارد شدن به اين بخش نيستند. يك توجيه كليدي براي اين رويكرد، پياده‌سازي و تست مسيرها و فرآيندهاي دقيقي است كه توسط سيستم توليدي استفاده خواهند شد. عيب آن اين است كه هر كسي كه وب‌سايت شما را مي‌بيند، مي‌تواند ببيند كه شما بخشي را براي شركا پياده‌سازي مي‌كنيد. شركايي كه قبلاً از اين اطلاعات با خبر نبودند، ممكن است دلخور شوند. ولي شما مي‌توانيد با گفتن اين كه بخش شريك هنوز آماده دستيابي خارجي نيست، خود را از اين قضيه خلاص كنيد.
حرف آخر اين كه پياده‌سازي يك پورتال سازماني، نبايد كاري عجولانه، سريع و كثيف باشد. در عوض، نيازمند مقدار زيادي پيش‌بيني و برنامه‌ريزي است. پياده‌سازي، در صورت لزوم، نيز بايد فازبندي شده باشد. اين امر اطمينان خواهد داد كه طراحي كلي و فناوري مي‌توانند به وسيله حداقل كاربران آشنا تست و اصلاح شوند. در طي اين پياده‌سازي فازبندي شده، پورتال بالغ خواهد شد و تكامل خواهد يافت. اين مسأله طبيعي و مثبت است. اگر امروز با يك برگه سفيد شروع كنيد، آن‌گاه مطمئن مي‌شويد كه حداقل ۱۲ ماه براي برنامه‌ريزي و پياده‌سازي وقت نياز داريد، قبل از اين كه در مورد داشتن يك پورتال حياتي از لحاظ مأموريت و آماده براي استفاده توليدي توسط مشتريان، متعهد شويد.

۴-۱ ديگران چه كاري با پورتال‌ها انجام مي‌دهند؟
هر چند شركت‌هاي تحقيقاتي صنعتي، رشد شديدي را در تعداد پورتال‌هاي سازماني كه در چند سال آينده پياده‌سازي خواهند شد، پيش‌بيني مي‌كنند، به خاطر سپردن اين مسأله كه هم‌اكنون هزاران پورتال سازماني تمام عيار ماهرانه در توليد از ابتداي سال ۲۰۰۱ وجود داشته‌اند، حائز اهميت است. در واقعيت، متدولوژي و فناوري پورتال سازماني، با صرف‌نظر از XML و سرويس‌هاي وب، به شدت تثبيت شده‌اند و اين پورتال‌ها از اواسط دهه ۱۹۹۰ وجود داشته‌اند. پورتال FedEx كه در سال ۱۹۹۴، Online شد و Charles Schwab كه دو سال بعد از آن معرفي شد، نمونه‌هايي از اين دست هستند.
مؤسسات مالي، بانك‌ها و شركت‌هاي مسافرتي، در صف مقدم هستند، هنگامي كه در پورتال‌هاي سازماني پيشتاز و محبوب شدند. اين بخش‌هاي صنعتي با وابستگي شديدشان به مراكز تماس «۱-۸۰۰»، كانديدهاي ايده‌آلي براي بهره‌برداري آني از قابليت‌هاي دسترسي مشتري و تبادلي خودكار پورتال‌ها شدند. البته، بررسي هر يك از اين نام‌هاي بزرگ در اين بخش‌ها، شما را با نمونه‌هايي از پورتال‌هاي سازماني مهم و بي‌در و پيكر مهيا مي‌سازد. بنابراين، fidelity.com، پورتالي براي خدمات مالي Fidelity Investments غول‌آسا، همان‌گونه كه در شكل ۱۱-۱ نشان داده شده است، بسيار گسترده بود و زمينه‌هاي زيادي را پوشش مي‌دهد، از جمله بخش‌هايي كه با مناطق جغرافيايي بين‌المللي خاص سروكار دارند.
هر چند اين پورتال‌هاي سازماني سطح بالا به‌طور قطع تعهد پورتال‌ها را برآورده مي‌سازند، ممكن است در برخي موارد اين‌قدر گسترده باشند تا به عنوان الگوهايي براي آنچه كه براي حصول مدنظر داريد، عمل كنند. پورتال‌هاي سازماني شركت‌هاي كوچك‌تر در هر يك از اين حوزه‌ها ممكن است مناسب‌تر باشند. بنابراين، مواردي هم‌چون janus.com، massmutual.com، suntrust.com يا citizensbank.com را بررسي كنيد. توجه داشته باشيد كه دو مورد آخر، چندين گزينه logon مجزا را برطبق نوع مشتري يا كاركردي كه تلاش به انجام آن داريد، ارائه مي‌دهند. البته، ممكن است تصميم به ارائه يك logon متحد و سپس هدايت كاربران به بخش مناسب در پورتال پس از احراز هويت و بررسي بگيريد. اين مزيت بررسي پورتال‌هاي موجود است. آن‌ها ايده‌ها و الهاماتي را به شما القا مي‌كنند و به شما نشان مي‌دهند كه چه چيزي كار مي‌كند و چه چيزي كار نمي‌كند.
پورتال‌هاي سازماني شركت‌هايي كه در كسب‌وكار هستند، نيز مثال‌هاي خوبي هستند (هرچند پورتال‌هايي نظير IBM يا Sun در دسته پورتال‌هاي خيلي بزرگ قرار مي‌گيرند). پورتال Cisco شركت پيشتاز در شبكه، ارزش ديدن را دارد. Cisco با سرمايه‌گذاري كه روي كسب‌وكار مبتني بر وب كرده است، جزء اولين طرفداران تبادلات الكترونيكي مبتني بر پورتال بود، چه براي پذيرفتن سفارش‌ها، چه براي فراهم ساختن پشتيباني فني يا بستن دفاتر مالي شركت در انتهاي هر سال مالي. شما هم مي‌توانيد بگرديد و پورتال‌هاي دلخواه خود را بيابيد.
سايت ديگري هم وجود دارد كه ممكن است بخواهيد ببينيد: navarre.com. Navarre Corporation از New Hope در Minnesota، يكي از بزرگ‌ترين توزيع‌كنندگان نرم‌افزار، موسيقي، DVD و ويديوهاي خانگي به خرده‌فروشان سنتي (مثلاً، غول تجهيزات اداري يعني Staples) و خرده‌فروشان الكترونيكي مبتني بر وب (مثل Amazon) است. Navarre كسب‌وكار الكترونيكي B2B مبتني بر اينترنت و پورتال پيشتاز بود. اين شركت، يك پورتال فعال در ابتداي سال ۱۹۹۹ داشت كه از طريق آن، مديريت زنجيره تأمين و فعاليت انتقال وجوه را هدايت مي‌كرد. فروشندگان (مثلاً شركت‌هاي موسيقي) كه مي‌خواستند توليدات خود را از طريق Navarre توزيع كنند، هيچ انتخابي بجز هدايت بيشتر تبادلات خود، از جمله مديريت سطح موجودي از طريق پورتال نداشتند.

۵-۱ چه چيزي را بايد از دست بدهيد؟
عدم وجود پورتال سازماني موجب كاهش حاشيه رقابتي سازمان‌ها خواهد شد. زمان، حتي بيشتر از قبل، كالايي كمياب و گرانبها براي بيشتر افراد است. پورتال‌ها، يكي از روش‌هاي تضمين شده اندكي هستند كه مي‌توانند مقداري زمان را در زمانبندي‌هاي شلوغ آن‌ها برايشان بخرند و به آن‌ها اجازه دهند تا بهتر از جنبه‌هاي ديگر زندگي خود بهره ببرند. پورتال‌ها، انتظاري را كه در مراكز تماس وجود داشت، از بين مي‌برند. پورتال‌ها نياز به ملاقات‌هاي اداري را مرتفع مي‌سازند و يقيناً زندگي افراد را راحت‌تر مي‌كنند.
مردم پي برده‌اند كه پورتال‌هاي سازماني مناسب مي‌توانند در ساده كردن زندگي آن‌ها نقش عمده‌اي بازي كنند. انجام كسب‌وكار روي اينترنت، ديگر تجربه‌اي بديع يا ترسناك نيست. مردم بيشتر و بيشتر براي انجام امور خود از وب استفاده مي‌كنند. در نتيجه، اگر آن‌ها مجبور به انتخاب از بين شركتي كه يك پورتال مفيد و ماهرانه را ارائه مي‌دهد و شركتي كه هنوز از شما انتظار دارد براي تمام نيازهاي خود با مركز تماس، تماس بگيريد، اكثر افراد راحتي رويكرد پورتال را انتخاب مي‌كنند. به اين دليل است كه يك پورتال سازماني خوب براي نگهداري حاشيه رقابتي شما اين‌قدر حياتي است.
اعتبار مورد ديگري است كه ممكن است در صورت عدم وجود پورتال سازماني از دست بدهيد. فقدان اعتبار، مي‌تواند دو وجهي نيز باشد. شركت شما به عنوان يك كل مي‌تواند اعتبار خود را در صنعت و بازار، با شركا، تأمين‌كنندگان، سرمايه‌گذاران و مشترياني كه ممكن است نداشتن پورتال يك سازمان را به عنوان نقطه ضعف در نظر مي‌گيرند، از دست بدهد و در نتيجه موجب از دست رفتن آن مشتريان گردد. البته، فقدان اعتبار همچنين مي‌تواند بر دپارتمان IT شما تأثير بگذارد. در حالي كه امكانپذير است طرح‌هاي پورتالي شما توسط بودجه‌ها، خط‌مشي‌ها، بدگماني‌ها يا سازمان‌دهي‌هاي مجدد مورد تأكيد قرار گيرند، مواردي هم در شركت شما و هم در خارج شركت شما وجود خواهند داشت، با اين فرض كه فقدان پورتال سازماني مرتبط با دپارتمان IT، توانايي ايفاي نقش خود را ندارد.
حرف آخر اين كه در صورت عدم وجود پورتال سازماني، واقعاً پيشروي در كار ارزش چنداني ندارد. در اواسطه دهه ۱۹۹۰، مسأله بزرگ پياده‌سازي وب‌سايت بود، به‌طوري كه شركت امكان حضور در وب را پيدا مي‌كرد. برخي از شركت‌ها سريع‌تر از شركت‌هاي ديگر، اين كار را انجام دادند. يافتن شركتي با هر اندازه معقول كه در وب حضور نداشت، مشكل بود. برخي از آگهي‌هاي بازرگاني تلويزيوني كه IBM چند سال پيش داشت، از مشاغل خانگي در سراسر دنيا بهره مي‌برد و باز هم يك حافظه طولاني از توليدكنندگان روغن زيتون Tuscan وجود دارد كه كالاهاي خود را روي وب تبليغ مي‌كردند. پورتال‌هاي سازماني، گام تكاملي غيرتعاملي غيرقابل انكار بعدي در اين فرآيند جذب وب براي سازمان‌هاست.

۶-۱ چه چيزي مي‌توانيد به دست آوريد
براي پاسخ دادن به اين سؤال، بيان «شهرت، شانس و اعتبار» پيش و پا افتاده به نظر مي‌رسد، ولي قطعاً اجر پياده‌سازي يك پورتال سازماني كمك زيادي در به دست آوردن آن‌ها خواهد كرد. ريسك‌هاي نقاط ضعف موجود در پياده‌سازي يك پورتال سازماني كه فناوري و خبرگي امروزي را به همراه دارد، كوچك، قابل تعريف و به قسمي محصور شدني است. پاداش‌هاي مثبت هميشه با حاشيه‌اي عريض، ريسك‌هاي نقاط ضعف را پوشش مي‌دهد. اظهارنظر مجدد شناخته شده Franklin Delano Roosevelt كه اولين بار توسط Duke of Wellington بيان شد- «تنها چيزي كه بايد از آن ترسيد، خود ترس است»- هميشه هنگام بحث در مورد نياز به پورتال‌هاي سازماني بجاست.
با توجه به مزاياي محسوس و نامحسوس پورتال‌هاي سازماني كه هم‌اكنون با اندكي جزئيات بحث شد، تكرار برخي از عوامل كليدي با استفاده از منابع خارجي معتبر، بهترين نكته است. SAP، غول ERP با ۳۶۰۰۰ نصب و ۱۰ ميليون كاربر اثرهاي نرم‌افزاري مختلف خود، موارد ذيل را به عنوان منافع كسب‌وكار واقعي از پياده‌سازي يك پورتال سازماني شناسايي كرد:
* افزايش بهره‌وري
* روشن شدن سريع مشكلات كسب‌وكار با تلاشي اندك
* تجربه بهبود يافته كاربر و كارآيي فردي وي به دليل اطلاعات مبتني بر نقش
* روابط بهتر با مشتري، شريك و تأمين‌كننده كه مديون همكاري در و خارج از كران‌هاي سازمان است.
* دستيابي تك نقطه‌اي كارآمد به داده‌هاي مهم بدون توجه به زمان، مكان يا وسيله
* بهبود پرس‌وجوها از طريق جست‌وجوهاي همبسته كه به كاربران اجازه اقتباس خيلي سريع‌تر نتايج مرتبط و مشاهده نتايج را در زمينه مرتبط مي‌دهند.
البته، شما مي‌توانيد تأييديه‌هاي مشابهي را از ساير فروشندگان عمده از قبيل IBM، Oracle، Computer Associates و BEA داشته باشيد. ولي همچنين مشاهده تعدادي از شركت‌هاي كوچك‌تر در اين بخش (از قبيل Plumtree، Vignette و Corechange) سودمند است. توجه داشته باشيد كه اين پيام در بين فروشندگان، عليرغم ديدگاه‌هاي متفاوت آن‌ها به‌طور قابل توجهي منسجم و بنابراين اطمينان‌بخش است. بهتر است به عنوان آخرين كلام، Vignette را بررسي كنيم، خلاصه‌اي موجز كه بيان مي‌كند اين شركت چه مواردي را به عنوان مزاياي پورتال‌هاي سازماني ديده است: هزينه‌هاي عملياتي كارآمد، افزايش رضايت و وفاداري مشتري، و حصول درآمد از طريق روابط بلند مدت پايدار.

۷-۱ چرا مردم تعلل مي‌كنند؟
دغدغه‌هاي قابل قبول درباره امنيت، اصلي‌ترين دليلي است كه اكثر افراد از پياده‌سازي پورتال‌هاي سازماني در گذشته اكراه داشته‌اند. اگر چه تهديدهاي امنيتي متأسفانه به جاي كاهش رو به افزايش است، ترس‌ها درباره افشاگري‌هاي امنيتي نمي‌تواند هميشه به عنوان عذري براي عدم ارائه يك پورتال وجود داشته باشد. بديهي است، هزاران شركت، با سرمايه‌هاي حساس، هم‌اكنون داراي پورتال‌هاي سازماني هستند و تعداد كمي از آن‌ها چند سالي است كه پورتال دارند.
هنگامي كه امنيت مطرح مي‌شود، چالش اصلي شناسايي و پياده‌سازي معيارهاي امنيتي است كه نيازمندي‌هاي منحصربه‌فرد شما را برطرف مي‌سازد. خبرهاي خوب اين است كه هيچ كمبودي در زمينه فناوري امنيتي و راه‌حل‌هاي تأييد شده وجود ندارد، چه از طريق ديواره‌هاي آتش، چه از طريق احراز هويت، رمزگذاري يا ورود منفرد. محبوبيت سرويس‌هاي وب احتمالاً به خاطر افزايش بيشتر گزينه‌هاي موجود براي داشتن عملكرد امنيتي مورد نياز شماست، همان‌طور كه فروشندگاني مثل مايكروسافت با ابتكار Passport خود، شروع به ارائه راه‌حل‌هاي امنيتي تأييد شده به شكل سرويس‌هاي وب كرد.
هنگامي كه امنيت پورتال مطرح مي‌شود، يك اندازه در نظر گرفتن آن براي همه پورتال‌ها معقول نيست. شما بايد به دقت تعيين كنيد دقيقاً چه نيازهاي امنيتي داريد و چه گام‌هايي براي پياده‌سازي معيارهاي امنيتي كه آن‌ها را برآورده مي‌سازند، بايد برداريد، به شرط آن كه اگر از نيازمندي‌هاي شما فراتر نرود. البته، به خاطر داشته باشيد كه اين خطر وجود دارد كه شما بيش از حد مشتاق يا احتمالاً بدگمان شويد. ممكن است احتياط بيش از حدي در مورد استخدام مشاوران خارجي مورد اعتماد براي توصيه كردن استراتژي‌هاي امنيتي مناسب كه مي‌توانند توسط كارشناسان داخلي شما ارزيابي شوند، به خرج دهيد. عقايد و ديدگاه‌هاي مختلف را بگيريد تا اين كه مشكلات امنيتي تا حد امكان از زواياي مختلف پوشش داده شوند. برخي از پورتال‌هاي ذكر شده در اين فصل را بررسي كنيد و ببينيد چه نوع امنيتي را ارائه مي‌دهند. براي جزئيات بيشتر در مورد گزينه‌هاي امنيتي، به بخش ۱-۴ مراجعه كنيد. حرف آخر در مورد مسائل امنيتي، اين است كه در حين در نظر داشتن دغدغه‌هاي مهم، فناوري به اندازه كافي تأييد شده براي اطمينان از خوب پيش رفتن امور امنيتي وجود دارد، اگر چه كاملاً بري از اشتباه نيستند.
كسادي و ركود شديد بعد از Y2K هم مشكلات فناوري اطلاعات بعد از تولد، عوامل مهم ديگري بود كه مانع پياده‌سازي پورتال‌هاي سازماني شد. پس از صرف انرژي و پول در مورد شكايات Y2K، بيشتر دپارتمان‌هاي IT نياز به وقفه‌اي در مورد نوآوري‌هاي عمده جديد در زمينه IT داشتند. تخريب دات-كام كه پس از افت اقتصادي در سراسر دنيا حادث شد، كمك چنداني نكرد. ولي بيشتر اين مسأله در حال حاضر به تاريخ پيوسته است و پورتال‌هاي سازماني در IT و در دستور جلسات سازماني عالي هستند.
محدوديت‌هاي بودجه‌اي، مشكل ديگري بود و برخي هم مربوط به اضافه هزينه‌كردهاي Y2K مي‌شد. البته، مديريت در حال حاضر شروع به فهميدن اين مسأله كرده است كه پورتال‌هاي سازماني راهي براي كاهش هزينه‌هاي كلي سازمان هستند، بدون اين كه خدمات ارائه شده يا دسترسي مشتري را قرباني كنند. تحقق رو به رشدي وجود دارد كه مديون پورتال‌هاي موفق است، پورتال‌هاي سازماني كه به شما اجازه انجام كارهاي بيشتر را در عين پايين آوردن هزينه‌ها مي‌دهند. در نتيجه، پتانسيل ROI پورتال‌هاي سازماني اميدبخش و محسوس است.
هنگامي كه تحقق پورتال‌هاي سازماني مطرح شد، فناوري هرگز يك تنگنا نبود. خبرهاي خوب اين است كه فناوري زيرساخت لازم به رشد و بلوغ خود ادامه مي‌دهد و حتي از لحاظ هزينه معقول‌تر و مناسب‌تر شده است. فناوري‌هاي جديد از قبيل XML و سرويس‌هاي وب، پتانسيل پورتال‌هاي سازماني را بيشتر بهبود داده‌اند. حرف آخر اين كه واقعاً هيچ مشكل واقعي، چه فني و چه مرتبط با كسب‌وكار براي به تعويق انداختن پياده‌سازي پورتال سازماني وجود ندارد. فناوري لازم بسيار تأييد شده و توسط چندين فروشنده مورد اعتماد در دسترس عموم قرار گرفته است. نمونه كسب‌وكار، موثق است. يك پورتال سازماني در يك حداقل، هزينه‌ها را كاهش خواهد داد، بهره‌وري را افزايش خواهد داد، دسترسي را حداكثر خواهد كرد، وفاداري مشتري را رواج خواهد داد، درآمدها را بهبود خواهد داد، رضايت مشتري را بهتر خواهد كرد و سرعت تصميمات و تبادلات كسب‌وكار را افزايش خواهد داد.
۸-۱ پرسش و پاسخ- زمان جمع‌بندي و تأمل
۱- پورتال سازماني چيست؟
۲- تفاوت‌هاي پورتال سازماني با وب‌سايت داراي «صفحه اصلي» چيست؟
۳- آيا پورتال‌هاي سازماني موجب تسهيل كسب‌وكار الكترونيكي مي‌شوند؟
۴- آيا پورتال سازماني متفاوت از پورتال مؤسسه‌اي است؟
۵- چرا پورتال‌هاي سازماني دليل فروپاشي دات‌كام نبودند؟
۶- مزاياي پورتال سازماني چيست؟
۷- چرا به XML نياز است؟
۸- سرويس‌هاي وب چيست؟
۹- كاركردهاي كليدي فراهم شده توسط پورتال‌ها چيستند؟
۱۰- آيا پورتال‌هاي سازماني، يك موج گذرا هستند؟

پاسخ‌ها
۱- پورتال سازماني يك نقطه كانوني دستيابي سهل‌الاستفاده مبتني بر وب براي طيف گسترده‌اي از اطلاعات، خدمات، برنامه‌هاي كاربردي و مهارت‌هاي سازماني است (هم براي كاربران داخلي و هم براي كاربران خارجي). پورتال سازماني، شالوده‌اي براي ايجاد عمليات سازماني مبتني بر وب جامع و كامل است. پورتال سازماني در نتيجه تقليد كاملاً خودكار و مبتني بر وب عمليات مركز تماس ۷/۲۴ آرماني است كه مشتريان، شركا، مشتريان احتمالي، تأمين‌كنندگان و سرمايه‌گذاران همواره قادر به دريافت هر آنچه كه مي‌خواهند بودند، بدون اين كه حتي لحظه‌اي در انتظار بمانند يا در بين سيستم پاسخگويي صوتي در حركت باشند. اين روشي بهينه براي هدايت و انجام بيشتر تعاملات كسب‌وكار است كه قبلاً با استفاده از تلفن، نمابر يا پست سريع انجام مي‌شد.
۲- پورتال سازماني از دو نظر با وب‌سايت داراي صفحه اصلي ايستا تفاوت دارد: قابليت‌هاي شخصي‌سازي و تبادلي. محتوا، برنامه‌هاي كاربردي و خدمات موجود از طريق پورتال سازماني مي‌توانند براي برآورده ساختن تقاضاهاي دقيق كاربران يا گروه‌هاي كاربري خاص طراحي و شخصي‌سازي شوند، كساني كه از طريق يك فرآيند احراز هويت يا از طريق الگويي «خود توصيف» از جمله نوعي فناوري كوكي (يا اپلت) شناسايي خواهند شد. پورتال‌هاي سازماني همچنين به كاربران مجاز امكان انجام تبادلات سلف سرويس دو طرفه را مي‌دهند (استعلام موجودي حساب، انجام پرداخت با استفاده از كارت‌هاي اعتباري يا چك‌هاي الكترونيكي، سفارش كالاها يا خدمات يا چك كردن وضعيت تحويل سفارش صدها مورد ديگر).
۳- بله. پورتال‌هاي سازماني يك چارچوب متحد، كارآمد و قابل توسعه را براي كسب‌وكار الكترونيكي فراهم مي‌كند. در حالي كه پياده‌سازي فرآيندهاي كسب‌وكار الكترونيكي خاص (از قبيل مديريت زنجيره تأمين) بدون داشتن يك پورتال سازماني امكانپذير است، پورتال سازماني، ساختار، انسجام و سازگاري را به استراتژي جامع كسب‌وكار الكترونيكي سازمان اضافه مي‌كند. به جاي انجام نوآوري‌هاي كسب‌وكار الكترونيكي با الگويي تدريجي، پورتال سازماني مي‌تواند به عنوان يك زيرساخت مشترك استفاده شود، پر از خدمات اصلي (مثلاً، احراز هويت، ميزباني دستيابي داده، بخش اخبار شركت) براي تمام پروژه‌هاي كسب‌وكار الكترونيكي فعلي و آتي باشد.
۴- بله و خير. بسته به استفاده اختياري از اين اصطلاحات. اصطلاح «پورتال سازماني» به شدت براي توصيف يك پورتال يكپارچه استفاده مي‌شود كه مي‌تواند هم به كاربران داخلي و هم به كاربران خارجي سرويس دهد. در اين كتاب فرض شده است كه پورتال سازماني، يك موجوديت منطقي منفرد با قابليت‌هاي امنيت، شخصي‌سازي و افرازبندي محتواي قدرتمند است و اطمينان و قابليت استفاده ايمن توسط مخاطبين كاربري متمايز هم در بين كارمندان سازمان و هم در بين افراد ديگر مورد استفاده قرار مي‌گيرد. اصطلاح «پورتال مؤسسه‌اي» توسط افراد براي توصيف پورتال‌هايي استفاده مي‌شود كه براي نهادهاي خارجي رزرو شده‌اند (در مقابل پورتال‌هاي اينترانتي كه براي كاربران خانگي است). آنچه كه در اينجا مهم است، داشتن دركي شفاف و منسجم در مورد مفهوم اين اصطلاح در زمينه‌اي خاص است. اگر دودل هستيد، به دنبال گسترده‌اي از پورتال باشيد كه توسط اين اصطلاحات به آن مراجعه مي‌شود و موضوعي كه هر يك از اصطلاحات ديگر درگير آن هستند كه شامل پورتال‌هاي سلف‌سرويس، پورتال‌هاي اطلاعاتي مؤسسه‌اي، پورتال‌هاي كسب‌وكار الكترونيكي و … مي‌شود.
۵- مسلماً خير. در حالي كه بيشتر دات‌كام‌ها با ماهيت خود، شديداً وابسته به پورتال‌هاي سازماني براي ترويج پيام خود و حصول كسب‌وكار هستند، عدم موفقيت دات‌كام‌ها، نتيجه مدل‌هاي كسب‌وكار ضعيف بود و نه كاري كه توسط ماهيت پورتال‌هاي سازماني انجام مي‌شد. پورتال‌هاي سازماني به‌طور موفقيت‌آميزي و به‌طور سودآوري توسط شركت‌ها با هر اندازه‌اي در سراسر دنيا مورد استفاده قرار مي‌گيرند، از شركت‌هاي بسيار بزرگ گرفته تا شركت‌هاي كوچك تازه تأسيس. اگر شركت شما داراي يك برنامه و مدل كسب‌وكار ارزشمند است، يك پورتال سازماني هميشه به شما كمك خواهد كرد دسترسي به كسب‌وكار خود را توسعه دهيد، هزينه‌ها را كاهش دهيد و روابط قوي را رواج دهيد.
۶- پورتال سازماني در يك حداقل، هزينه‌هاي عملياتي را كاهش خواهد داد، دسترسي سازماني را افزايش خواهد داد، رقابت‌پذيري را بهبود، وفاداري مشتري را بهتر، بهره‌وري را بهبود و فرآيندهاي كسب‌وكار و تصميم‌گيري را سريع خواهد كرد.
۷- XML يك پلت‌فرم و الگوي مستقل از زبان برنامه‌نويسي را براي اشتراك‌گذاري داده‌ها بين برنامه‌هاي كاربردي و سازمان‌ها به روشي بدون ابهام، منسجم و بسط‌پذير فراهم مي‌كند. در حالي كه HTML با جنبه‌هاي ارائه داده‌ها سروكار دارد، XML بر مفهوم و زمينه داده‌ها تمركز دارد (به خصوص داده ساختار يافته). XML مي‌تواند ماهيت اختصاصي برنامه‌هاي كاربردي تجاري را برطرف سازد و اطمينان دهد كه داده‌ها از يك برنامه مي‌توانند توسط هر برنامه كاملاً متفاوتي درك شوند، حتي اگر اين دو برنامه از فروشندگان رقيب متفاوتي باشند. بنابراين، XML مشكلات عدم سازگاري موجود در مبادله داده غيرممكن قبلي بين برنامه‌هاي كاربردي متمايز را به‌طور كل از بين برده است.
۸- سرويس‌هاي وب، نوع جديدي از برنامه‌هاي كاربردي وب هستند كه به شدت مبتني بر XML و بر پروتكل‌هايي نظير SOAP، WSDL و UDDI هستند. آن‌ها برنامه‌هاي كاربردي وب پيمانه‌اي، مستقل و خود توصيفي هستند كه مي‌توانند در وب منتشر شوند، همواره پيدا شوند و به سادگي احضار گردند. آن‌ها يك روش استاندارد، استراتژيك و منسجم را براي بسته‌بندي فرآيندهاي كسب‌وكار فراهم مي‌كنند و آن‌ها را بر روي وب در دسترس علاقمندان و اشخاص مجاز قرار مي‌دهند.
۹- كاركردهاي كليدي كه معمولاً توسط يك پورتال سازماني ارائه مي‌شوند، عبارتند از: تجميع محتوا، سنديكا كردن محتوا، سرويس‌هاي جست‌وجو، الگوهاي همكاري و دستيابي به برنامه‌هاي كاربردي (كه برنامه‌هاي كاربردي مي‌توانند به شكل سرويس‌هاي وب باشند).
۱۰- خير. در مورد پورتال‌هاي سازماني آغازين در اواسط دهه ۱۹۹۰ كه در كاربرد توليدي مثمر ثمر بوده‌اند (مثل FedEx و Charles Schwab). به علاوه، پس از Y2K، نرخي كه در آن شركت‌ها شروع به نصب پورتال‌هاي سازماني كردند، به‌طور پيوسته در حال رشد بوده است و هيچ نشاني از افت نداشته است. بيشتر افراد در IT در حال حاضر، ارزش و پتانسيل پورتال‌هاي سازماني را تشخيص داده‌اند، به جاي اين كه آن‌ها را موج در نظر بگيرند. تمام فناوري لازم براي پياده‌سازي پورتال‌هاي سازماني، بالغ، مستحكم، هميشه در دسترس و از لحاظ هزينه معقول هستند. پورتال‌هاي سازماني هنوز در حال صعود هستند.
————————–
رامین مولاناپور

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

It is main inner container footer text