img

مدیریت محتوای سازمانی

/
/
/

رامین مولاناپور

مدیریت محتوای سازمانی (ECM) به یک فناوري مهم مدیریت داده‌ها به‌خصوص برای سازمان‌های متوسط و بزرگ تبدیل شده است. ECM در برگیرنده مدیریت سند الکترونیکی، مدیریت محتوای وب، مدیریت دارایی‌های دیجیتالی و مدیریت رکوردهای الکترونیکی (ERM) است. زیرساخت‌های ERM به کاهش هزینه‌ها، به اشتراک گذاشتن آسان محتوا در تمامی سازمان، به حداقل رساندن ریسک، خودكار کردن فرآیندهای دستی و زمانی فشرده و هزینه‌بر و یکی کردن چندين وب سایت به یک پلت‌فرم واحد کمک می‌کند.
چهار نیروی کلیدی به شرح زیر محرک سازمان‌ها برای به‌کارگیری رویکرد استراتژیک و سازمانی برای برنامه‌ریزی و استقرار سیستم‌های محتوا هستند:
 رشد فزاینده محتوای تولید شده توسط سازمان
 نیاز به یکپارچه ساختن این محتوا با فرآیندهای کسب‌وکار
 نیاز به پشتیبانی از این كاركشتگي در حال رشد برای دستیابی و تعامل کاربر بنگاه به محتوا
 نیاز به حفاظت از اختیارات و کنترل روی محتوا در راستای حصول اطمینان از سازگاری آن‌ها با مقررات و آمادگی برای گردآوری مدارک قانونی
بنگاه‌های امروزی حجم وسیعی از اسناد، پیام‌ها و یادداشت‌ها را تولید می‌کنند که اصولاً شامل محتوای (داده يا اطلاعات) ساختار نیافته هستند. به همین دلیل محتوای ایمیل‌ها يا پیام‌های آنی، صفحه گسترده‌ها، نمابرها، گزارشات، توضيحات نمونه، صفحات وب، پیام‌های صوتی، قراردادها و ارائه‌ها را نمی‌توان روی پایگاه‌های داده قرار داد. با این حال بسیاری از این اطلاعات جزء رکوردهای کسب‌وکار به شمار می‌آیند که باید نگهداری شوند. اگر نیاز به این اطلاعات برای تصمیمات یا عملیات موجود نباشد، آن‌ها را آرشیو كرده و در یک مخزن بلند مدت ذخیره می‌کنند. به دلیل آن که این اطلاعات در برگیرنده رکوردهای کسب‌وکار هستند، باید از آن‌ها نگهداری شده و باید هنگام نیاز توسط ممیزان، بازرسان، SEC، IRS يا هر منصب صاحب اختيار ديگري در دسترس باشند. این رکوردها همچنین باید به‌گونه‌ای نظیر داده‌های ساختار‌یافته در یک پایگاه داده سازمان‌دهی و ایندکس‌گذاری شوند که قابل بازیابی باشند.
رکوردها از این نظر با اسناد تفاوت دارند که نمی‌توان آن‌ها را به‌جز در شرایط کنترل شده اصلاح يا حذف كرد. به عکس، اسناد عموماً در معرض بازبینی قرار می‌گیرند. شکل ۱ تفاوت‌های بين اسناد و رکوردها را به همراه ارتباط بين مدیریت سند و مدیریت رکوردها نمایش می‌دهد.

شکل ۱ مدیریت رکوردهای الکترونیکی از ایجاد تا نگهداری يا نابودی.

مدیریت سند و رکوردهای الکترونیکی
سیستم‌های مدیریت سند ایمیل، پیام‌های آنی و دیگر انواع محتواهای ساختار نیافته را سازمان‌دهی و ذخیره‌سازی می‌کنند. در این شماره، مبحثی در این ارتباط تحت عنوان ERM را بررسي مي‌كنيم.
در واقع ایجاد پشتيبان از رکوردها نوعی ERM به شمار نمی‌آید، چرا که محتوا به‌گونه‌ای سازماندهی نشده است که بتواند به دقت و سادگی بازیابی شود. ERM نه تنها نیازمند درگیری بازیگران کلیدی همچون مدیران يا متصدیان رکوردها در نگهداری رکوردها است، بلکه پرسنل و مسئولان IT هم دارای همان مسئولیت‌ها برای استقرار سیاست‌های ERM هستند. این سیاست‌ها شامل برنامه‌های زمان‌بندی برای نگهداری يا از بین بردن رکوردها است که باید با قوانین فدرال و ایالتی سازگاری داشته باشد.
نیاز به مدیریت رکوردها بدون توجه به کاغذی يا الکترونیکي بودن آن‌ها، نکته جدیدی نیست. چیزی که جدید است، حجم رکوردهای الکترونیکی است که باید بازبینی شده تا مشخص شود آیا باید آن‌ها را نگهداری كرده يا از بین برد. اگر بر این رکوردها مدیریت صحیح اعمال شود، می‌توان رکوردهای الکترونیکی را دارایی‌های استراتژیک به شمار آورد. اما اگر مدیریت ناشایست بر رکوردهای موردنظر اعمال شده يا رکوردها از بین روند، آن‌گاه آن‌ها تبدیل به دين می‌شوند.

ارزش تجاری مدیریت رکوردهای الکترونیکی
شرکت‌ها باید آمادگی این را داشته باشند تا در مقابل یک ممیزی، بازرسی فدرال، طرح دعاوي يا هرگونه فعالیت قانونی بر علیه آن‌ها پاسخگو باشند. انواع طرح‌های دعاوی علیه شرکت‌ها شامل تخلفات ثبت اختراع، بی‌توجهی به جوانب احتیاطی محصول، سرقت مالکیت معنوی، نقض قرارداد، از بین بردن غیرقانونی، تعرض، تبعیض و بسیاری موارد دیگر می‌شود.
قریب به ۹۰ درصد شرکت‌های آمریکایی مشمول طرح دعاوی شده و به‌طور متوسط یک شرکت ۱ میلیارد دلاری با ۱۴۷ طرح دعاوی مواجه می‌شود. هر طرح دعاوی شامل اکتشاف يا درخواست براي اطلاعات است (تقریباً همیشه شامل تقاضا برای ایمیل و سایر ارتباطات الکترونیکی است). گرفتن اکتشاف فرآیند گردآوری اطلاعات مورد نیاز برای آماده‌سازی پرونده پیش از محاکمه، بازپرسی قانونی یا مقرراتي يا اقدام اجرایی حکم شده توسط قانون است. هنگامی که پای اطلاعات الکترونیکی در ميان باشد، این فرآیند تحت نام اکتشاف الکترونیکی يا e-discovery شناخته می‌شود. هنگامی که شرکت یک درخواست اکتشاف الکترونیکی دریافت می‌کند باید موارد خواسته شده را تولید کند، در غیر این صورت به قانون‌شکنی متهم شده و باید در دادگاه حضور یابد.
پرونده‌های متعددی به شرح زیر وجود دارند که شرکت‌ها در آن‌ها با هزینه‌های سنگین عدم پاسخ‌دهی به اکتشاف الکترونیکی مواجه شده‌اند:
 عدم موفقیت در ذخیره‌سازی ایمیل‌ها که منجر به جریمه ۷۵/۲ میلیون دلاری برای Philip Morris شد.
 عدم موفقیت در پاسخگویی به اکتشاف الکترونیکی که منجر به جریمه ۱۰ میلیون دلاری برای Bank of America شد.
 عدم موفقیت در تولید نوارهای پشتيبان و ایمیل‌های حذف شده که منجر به حکم ۲۳ میلیون دلاری هیأت منصفه علیه USB Warburg شد و پرونده آن را تبدیل به یک نقطه عطف در این زمینه كرد، Zubulake v. UBS Warburg.

رشد ECM و ERM
۹۰۰۰ شرکت‌کننده در کنفرانس جهانی EMC در سال ۲۰۰۸ در لاس‌وگاس، در مورد آینده ECM برای مدیریت محتوا، مجازی‌سازی و ذخیره‌سازی وب ۰,۲ با تأکید بر اهمیت این فناوري‌ها، اطلاعاتی را کسب كردند. انتظار می‌رود که داده‌های ذخیره شده تا مرز دو تریلیون گیگابایت در سال ۲۰۱۱ رسیده باشند. همان‌طور که می‌دانید، حفظ امنیت داده‌های شرکت یک چالش بسیار بزرگ خواهد بود.
بر خلاف هر جنبه دیگر کسب‌وکار، برنامه‌ریزی و مدیریت اسناد و رکوردهای الکترونیکی یکی از عناصر هر فرآیند کسب‌وکاری است. این امر هم منجر به افزایش تعداد فروشندگان ERM و ECM و هم افزایش قابلیت‌هایی که آن‌ها فراهم می‌آورند شده است. فروشندگان بسته‌های محصول شامل مدیریت محتوا، همکاری، پورتال‌ها و هوش تجاری را به فروش می‌رسانند.
بسیاری از شرکت‌های بزرگ IT به فروشندگان ECM و ERM تبدیل شده‌اند. از این دسته‌اند شرکت‌هایی همچون IBM (ibm.com)، Oracle (oracle.com) و EMC (emc.com) که به فروش ECM می‌پردازند.
فروشندگان عمده ERM عبارتند از: Hummingbird (hummingbird.com)، Iron Mountain (ironmountain.com)، Oracle (oracle.com) و AccuTrac (accutrac.com). به سایت‌های ironmountain.com/services/tours/records.asp و ironmountain.com/services/tours/dms.asp مراجعه كنيد تا بتوانید ویدئوهای مرتبط با مدیریت رکوردهای الکترونیکی و مرکز مدیریت رکوردها را مشاهده کنید.

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

It is main inner container footer text