خانه / مقالات / ابزارها و ترفندهای آفیس / چگونه از اسناد آفیس محافظت به عمل آوریم؟

چگونه از اسناد آفیس محافظت به عمل آوریم؟

چگونه از اسناد آفیس محافظت به عمل آوریم؟

چکیده
این روزها به لطف تیم قدرتمند طراحی و توسعه ای که مایکروسافت در اختیار دارد، بسیاری از نرم افزارهای کاربردی و مهم این شرکت مورد بازنگری قرار گرفته اند تا ایرادات و رخنه های امنیتی موجود در آن ها برطرف شود. این بازنگری باعث شده است تا آسیب پذیری های موجود در نرم افزارهای مایکروسافت به حداقل رسیده و کاربران در امنیت بیشتری به سر ببرند. سیستم عامل ویندوز ۱۰ نمونه بارزی در این زمینه به شمار می رود که موفق شد لقب ایمن ترین سیستم عامل تاریخ این شرکت را به خود اختصاص دهد. این ایمن سازی به حدی قدرتمند بوده است که سایت های معتبر فناوری اعلام کردند، ویندوز ۱۰ به راحتی می تواند در مفاهیم بزرگ و مهمی همچون اینترنت اشیا با موفقیت ظاهر شده و در این زمینه تاریخ ساز باشد. آفیس نیز از این قاعده مستثنا نمی باشد و ویژگی های امنیتی متعددی به آن افزوده شده است. هر چند مایکروسافت سعی کرده است بسته آفیس را به بهترین ویژگی های امنیتی تجهیز کند، اما باز هم احتمال سوء استفاده یا درز ناخواسته اطلاعات در آن وجود دارد. بر همین اساس در مقاله تصمیم گرفتیم شما را با تعدادی از تکنیک ها و راهکارهایی که از اسناد و حریم خصوصی شما محافظت به عمل می آورند، آشنا کنیم. همچنین، سعی کردیم عناوین مطرح شده در این بخش جنبه عمومی داشته و مختص یک نرم افزار خاص آفیس نباشند.

تکنیک Protected View چیست؟
Protected mode از جمله ویژگی های قدرتمندی است که از نسخه ۲۰۱۰ به آفیس اضافه گردید. Protected mode این توانایی را در اختیار کاربران قرار می دهد تا یک سند را بدون اجرای ماکروها یا هرگونه محتوای اجرایی مشاهده کنند. پیاده سازی این مکانیزم باعث می شود تا کدهای مخرب قابلیت اجرا روی سیستم کاربر را نداشته باشند.
یک سند در چه شرایطی در حالت محافظت شده باز می شود؟
زمانی که یک سند از یک منبع غیر معتبر همچون بستر اینترنت دریافت می شود یا سند از طریق ایمیل دریافت می شود، به طور خودکار در حالت محافظت شده باز می گردد. در حالت محافظت شده بیشتر فرمان های ویرایش روی یک سند غیرفعال هستند و کاربر تنها توانایی حرکت در میان صفحات یا جستجو در آن ها را دارد. زمانی که یک سند در حالت محافظت شده باز می شود، نوار زرد رنگی در بالای سند قرار گرفته که نشان دهنده عدم درج تغییرات روی یک سند است. (شکل دو) همچنین، اگر سند دارای کدهای مخربی است، این کدها قابلیت اجرایی نداشته و در نتیجه ماکروهای مخرب توانایی اجرا شدن را ندارند. زمانی که اطمینان حاصل کردید یک سند ایمن است می توانید آن را از حالت فقط خواندنی خارج کنید، برای این منظور روی دکمه Enable در نوار زرد رنگ کلیک کنید.
اگر روی زبانه File کلیک کرده و گزینه Info را انتخاب کنید، پیغامی مبنی بر این که این فایل از بستر اینترنت دریافت شده و ما آن را به لحاظ حفظ امنیت در وضعیت محافظت شده قرار داده ایم را مشاهده می کنید. (شکل سه)
هر زمان سندی در حالت محافظت شده باز شود، اجرای دستورات پیرو قوانین و ضوابط خاصی است. این محدودیت ها عبارتند از:
۱٫چاپ
اسناد محافظت شده به شیوه معمول نمی توانند چاپ شوند. اگر سعی در چاپ یک سند محافظت شده کنید، پیغامی را همانند شکل چهار دریافت خواهید کرد. برای این منظور لازم است تا روی دکمه Enable Printing کلیک کرده تا فرآیند چاپ امکان پذیر شود.
۲٫ ذخیره سازی
ذخیره سازی اسناد در حالت محافظت شده همانند اسناد عادی نیست. اگر در نظر دارید سند محافظت شده ای را ذخیره کنید، باید قابلیت ذخیره سازی را روی آن فعال کنید. با کلیک روی دکمه Save پیغامی همانند شکل پنج را مشاهده خواهید کرد.
۳٫ویرایش
ویرایش اسناد محافظت شده زمانی امکان پذیر است که ویژگی ویرایش را برای آن ها فعال سازید. برای دسترسی به این قابلیت می بایست روی دکمه Enable Editing در نوار زرد رنگ بالای سند کلیک کنید.
چگونه یک سند را در حالت محافظت شده باز کنیم؟
اگر در محیطی کار می کنید که به لحاظ امنیتی شرایط آن حساس است؛ یا در نظر دارید، فایل ها به صورت محافظت شده باز شوند، امکان باز کردن فایل ها در حالت محافظت شده وجود دارد. برای این منظور کافی است در پنجره باز کردن فایل ها به جای آن که روی دکمه Open کلیک کنید، روی پیکان کنار این دکمه کلیک کرده و گزینه Open in Protected View را انتخاب کنید.( شکل شش)
با انتخاب این گزینه فایل در حالت محافظت شده باز می شود. در مجموع اسناد آفیس در شرایط زیر در حالت محافظت شده باز می شوند:
• فایل هایی که از بستر اینترنت دانلود شده اند. اینترنت بستر مناسبی برای پخش و گسترش انواع مختلف بدافزارها و کدهای مخرب به شمار می رود.
• فایل هایی که به عنوان ضمیمه یک ایمیل ارسال می شوند.
• فایل های ذخیره شده در یک مکان نامطمئن. به طور مثال پوشه ذخیره سازی فایل های موقت مرورگرها
• فایل هایی که توسط File Block قفل شده اند. قابلیتی که امکان باز کردن نسخه های قدیمی تر اسناد را در نسخه های جدید نرم افزارها امکان پذیر می سازند.
• فایل های دارای مشکل، زمانی که اقدام به باز کردن فایل ها در آفیس می کنید، فایل ها به لحاظ سالم بودن مورد بررسی قرار می گیرند. در صورتی که فایلی دارای ایراد باشد در حالت محافظت شده باز می شود.
• فایل هایی که به طور دستی توسط کاربر در این وضعیت باز می شوند.
پیکربندی Protected View
برای پیکربندی ویژگی Protected View روی زبانه File کلیک کرده و گزینه Options را انتخاب کنید. این کار باعث باز شدن پنجره Trust Center می شود. ( شکل هفت)
روی دکمه Trust Center Settings در پایین صفحه کلیک کرده تا به تنظیمات این بخش وارد شوید. در ادامه روی گزینه Protected View در سمت چپ کلیک کرده تا تنظیمات مربوط به Protected View ظاهر شوند. ( شکل هشت)
همان گونه که شکل هشت مشاهده می کنید، تنظیمات Protected View به طور خودکار روشن هستند، اما می توانید هر زمان که نیاز دارید آن ها را فعال یا غیرفعال کنید. تنظیمات قرار گرفته در این بخش عبارتند از:
• Enable Protected View For Files Originating From The Internet
اسنادی که از اینترنت دانلود می کنید، به طور خودکار در حالت Protected View باز می شوند. توصیه می کنیم این قابلیت را فعال کنید، مگر زمانی که اسناد خود را از سایت های معتبر و شناخته شده دریافت می کنید.
• Enable Protected View For Files Located Potentially Unsafe Locations
دو مکان روی یک سیستم کامپیوتری ممکن است چندان قابل اعتماد نباشند. اول پوشه ویژه دانلودها که ویندوز فایل های دانلود شده را درون آن ها قرار می دهد. دوم پوشه ذخیره سازی فایل های موقت که اطلاعات و اشیا مرتبط با سایت ها درون آن قرار می گیرد. در نتیجه در صورتی که این قابلیت فعال بوده و کاربر سندی را از درون این دو پوشه باز کند، سند در حالت Protected View باز می شود.
• Enable Protected View For Outlook Attachments
اگر این قابلیت فعال باشد، اسناد ضمیمه شده در آتلوک به طور خودکار در حالت Protected باز می شوند.
مسدود کردن فایل ها
زمانی که در نظر دارید، فایل های ساخته شده در ویرایش های قبلی نرم افزارهای آفیس را در نسخه جدیدتر این نرم افزار باز کنید، این توانایی را دارید تا محدودیتی را به لحاظ نحوه باز شدن فایل ها به وجود آورید. به طوری که فایل ها در حالت محافظت شده باز شوند. برای این منظور در نرم افزارهای آفیس گزینه ایی به نام File Block وجود دارد. زمانی که ازFile Block برای پیاده سازی سیاست امنیتی استفاده شود، از باز کردن فایل هایی که دارای رخنه های امنیتی هستند ممانعت به عمل می آید. برای این منظور گزینه های مفصلی در اختیار کاربران قرار دارد. این ویژگی را می توان به گونه ای پیکربندی کرد که یا فایل های خراب را اصلا باز نکند یا در زمان باز کردن آن ها خطایی به کاربر نشان داده شود. برای پیکربندی این تنظیمات نرم افزار مورد نظر خود را باز کنید. ما در این جا نرم افزار ورد را انتخاب کرده ایم. روی زبانه File کلیک کرده و گزینه Options را انتخاب کنید. در زبانه ظاهر شده روی آخرین گزینه Trust Center کلیک کرده و گزینه Trust Center Settings را انتخاب کنید، در پنجره ظاهر شده گزینه File Block Settings را انتخاب کرده تا پنجره File Block Settings را مشاهده کنید. ( شکل نه)
همان گونه که در شکل نه مشاهده می کنید انواع مختلفی از گزینه ها برای پیکربندی نسخه های مختلف فایل های ورد وجود دارند. این گزینه ها از نمونه های اولیه فایل ها همچون Word 2 تا نسخه های جدیدتر، صفحات وب ، فایل های متنی و فایل های PDF پشتیبانی می کنند. در مقابل هر فایل دو پارامتر وجود دارد، اگر در نظر دارید مجموعه مشخصی از فایل ها را محدود کنید گزینه Open را انتخاب کنید. اگر در نظر دارید، قابلیت ذخیره سازی را برای مجموعه مشخصی غیرفعال کنید گزینه Save را انتخاب کنید. همچنین، این توانایی را دارید تا به طور همزمان هر دو گزینه را نیز انتخاب کنید. اما یکی از بخش های مهم قرار گرفته در این پنجره، بخش Open behavior for selected file types در پایین پنجره است. سه دکمه رادیویی قرار گرفته در پایین پنجره نوع واکنش ورد به مجموعه های انتخابی را مشخص می کند
• Do not open selected file types
فایل های مشخص شده اصلا توسط ورد باز نخواهند شد. اگر این گزینه را برای نوع مشخصی از فایل ها تنظیم کرده و اقدام به باز کردن آن ها کنید، با پیغام You are attempting to open a file type that has been blocked by your File Block Settings مواجه می شوید.
• Open selected files types in Protected View
گزینه ایی که به صورت پیش فرض فعال است. این گزینه فایل ها را در حالت محافظت شده یا به عبارت دقیق تر فقط خواندنی باز می کند.
• Open selected files types in Protected View and allow editing
فایل ها را همچنان در حالت محافظت شده باز کرده اما توانایی ویرایش مجموعه فایل های انتخاب شده را در اختیار کاربران قرار می دهد.
بعد از اعمال تنظیمات فوق روی دکمه ok کلیک کرده تا تغییرات اعمال شوند. هر زمان تصمیم گرفتید تغییرات را به حالت اولیه آن ها باز گردانید، کافی است روی دکمه Restore Defaults کلیک کنید.
نکته: تنظیمات نشان داده شده در file Blocking برای هر یک از نرم افزارهای بسته آفیس متفاوت می باشد. به طور مثال، گزینه هایی که آفیس برای مسدود کردن فایل های پاورپوینت در اختیار کاربران قرار می دهد، کمتر از نرم افزار ورد می باشد.
مشاهده جزییات یک سند
تهدیدات همیشه از خارج نیستند و ممکن است از داخل خود فایل های ورد به وجود آیند. همان گونه که در ابتدای مقاله اشاره کردیم، زمانی که سندی در ورد ساخته شده یا مورد ویرایش قرار می گیرد، برخی اطلاعات را به طور اتوماتیک در خود جای می دهد. در حالی که بعضی از اطلاعات ارائه شده همچون تعداد کلمات یا حجم فایل ساخته شده جزء اطلاعات عادی به شمار می روند، اما اطلاعات دیگری همچون نام نویسنده، نام سازمان تولید کننده اثر و …. را می توان به طور دستی وارد کرده یا ویرایش کرد. در کنار ویرایش این موارد توانایی ساخت صفات سفارشی که جایگزین صفات پیش فرض می شوند نیز وجود دارد. اما قبل از این که به درج یا تغییر اطلاعات بپردازیم ابتدا بهتر است به اطلاعاتی که اسناد در معرض دید قرار می دهند نگاهی داشته باشیم. سندی را در محیط ورد باز کرده روی زبانه File کلیک کنید. حال گزینه Info را انتخاب کنید. در این حالت فهرستی از اطلاعات را همانند شکل ده مشاهده می کنید.
در سمت چپ پانل سه گزینه Protected Document، Inspect Document و Manage Document را مشاهده می کند. این سه گزینه برای محافظت، بازرسی و مدیریت سند مورد استفاده قرار می گیرند.
در سمت راست صفحه، بخش Properties اطلاعاتی درباره اندازه فایل، تعداد صفحات، تعداد لغات، مدت زمان ویرایش، عنوان، برچسب ها و نظرات را به شما نشان می دهد. در بخش زیرین تاریخ ساخت و آخرین زمان ویرایش فایل مشخص شده است. همچنین، نام نویسنده مقاله و آخرین شخصی که سند را ویرایش کرده است نیز نشان داده می شود. اما گزینه مهمی که در این بخش قرار دارد گزینه Show All Properties در پایین صفحه است. با کلیک روی این گزینه ویژگی های پنهان یک سند نشان داده می شوند. حال به این پرسش می رسیم که آیا این تمام اطلاعاتی است که درباره یک سند نشان داده می شود؟ جواب منفی است. اگر به عبارت Properties که در بالای صفحه قرار دارد دقت کنید، یک فلش در کنار آن وجود دارد. اگر روی این فلش کلیک کنید منویی ظاهر شده که در آن عبارت Advanced Properties نشان داده می شود. اگر روی گزینه Advanced Properties کلیک کنید، پنجره مربوط به خاصیت های پیشرفته نشان داده می شود. این پنجره از زبانه های مختلفی ساخته شده است که هر یک برای نشان دادن اطلاعاتی درباره نام، مکان، اندازه، زمان ساخت و ویرایش صفات سیستمی مورد استفاده قرار می گیرند. اصلی ترین بخش این پنجره زبانه Summary است. این زبانه خلاصه اطلاعاتی درباره سندی که در حال ویرایش بوده یا اطلاعاتی در آن درج شده است را نشان می دهد. با کلیک روی این زبانه فهرستی از فیلدها را همانند شکل یازده مشاهده می کنید، این اطلاعات قابل ویرایش هستند. هر چند در شکل یازده فیلدهای درون این پنجره خالی هستند، اما زمانی که در یک سازمان مشغول به کار می شوید یا سندی را می بایست برای سازمان دیگری آماده کنید، همه این فیلدها باید مقداردهی شوند.
محافظت از اسناد(Protect Document)
گزینه Protect Document در پانل Info با ارائه ابزارهای مختلف مانع از درج تغییرات تایید نشده روی سندی که برای شخصی ارسال کرده اید می شوند. همچنین کاربران را در پیاده سازی تغییرات و ویرایش اسناد محدود می کند. توانایی محدود کردن تغییرات و کاربرانی که سندی را مورد ویرایش قرار می دهند، از ویژگی های این گزینه به شمار می رود. زمانی که روی این گزینه کلیک کنید منوی ظاهر می شود. گزینه های قرار گرفته در این منو عبارتند از:
Mark As Final
انتخاب این گزینه باعث می شود یک نوار زرد رنگ بالای یک سند ظاهر شده و سند به حالت فقط خواندنی تبدیل شود. در این حالت توانایی انجام هیچ گونه ویرایشی روی سند امکان پذیر نخواهد بود.
Encrypt with Password (رمزنگاری اسناد)
رمزنگاری، بهترین روش محافظت از اسناد است. زمانی که از این قابلیت روی یک سند استفاده کنید، از شما درباره یک رمز سؤال پرسیده می شود. رمز وارد شده همچنین به عنوان کلیدی شناخته می شود که برای رمزنگاری یک سند از آن استفاده می شود. بعد از انتخاب این گزینه در پنجره ظاهر شده گذرواژه مورد نظر را باید در دو مرحله برای یک سند وارد کرده و دکمه ذخیره سازی را کلیک کنید. حال اگر سند مذکور را مجددا باز کنید، در خصوص وارد نمودن گذرواژه از شما سؤال می شود.
Inspect Document(بازرسی و حذف اطلاعات محرمانه)
گزینه Inspect در پانل Info همان گونه که از نامش پیداست برای بازرسی یک سند در خصوص متادیتاها و اطلاعاتی است که به نوعی اطلاعات شخصی محسوب شده و ممکن است کاربران تمایلی به نشان داده آن ها نداشته باشند مورد استفاده قرار می گیرد. این ویژگی در زبانه File در پانل Info قرار دارد. Inspect Document دسترسی به پنجره مفصلی از تنظیمات را امکان پذیر می سازد.

زیرنویس اشکال
شکل دو- ورد اعلام می دارد به دلیل این که ممکن است مخاطرات امنیتی وجود داشته باشند؛ سند در وضعیت محافظت شده قرار گرفته است.
شکل سه- اسنادی که از اینترنت دریافت می شوند ممکن است به کدهای مخربی آلوده باشند.
شکل چهار- امکان چاپ سند محافظت شده وجود ندارد.
شکل پنج- ذخیره سازی سند در حالت محافظت شده غیر ممکن است. با کلیک روی Enable Saving امکان ذخیره سازی فایل فعال می شود.
شکل شش- اسناد آفیس را می توان در حالت محافظت شده باز کرد
شکل هفت- پنجره پیکربندی Protected View
شکل هشت- تنظیمات Protected View
شکل نه- تنظیمات file Blocking متعلق به نرم افزار ورد
شکل ده- پانل Info
شکل یازده-پانل دسترسی به خصلت های پیشرفته

دیدگاهتان را ثبت کنید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شدعلامتدارها لازمند *

*

x

شاید بپسندید

بهینه سازی پرس و جوی SQL Server

بهینه سازی پرس و جوی SQL Server هنگام بهینه سازی پرس و ...