خانه / مقالات / ابزارها و ترفندهای آفیس / ترفندها و رفع مشکلات در Office

ترفندها و رفع مشکلات در Office

ترفندهای  Excel
سوال : جدولی در اکسل دارم که ستونی دارای چندین شماره دارد. خیلی سعی کرده ام فرمولی بنویسم که تعداد اعداد موجود هر سلول جدول را نشان دهد . برای مثال اگر سه عدد ۱۳،۲۱و۱۹ درون یک سلول است فرمول عدد ۳ را نشان دهد . برای این نتیجه من از فرمول LEN و جایگزینی استفاده می کنم . اما هنگامی که فرمول با اعداد ۰ یا سلول خالی مواجه می شود نتیجه درست را نشان نمی دهد. فرمول من :
=LEN(SUBSTITUTE(A1&»,»,»,O»,»»))-LEN(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1&»,»,» O»,»»),»,»,»»))
پاسخ: برای رفع این مشکل باید برای فرمول خود در مواقع وجود ۰ یا سلول خالی تغییری ایجاد کنید . در نهایت فرول زیر را خواهید داشت:
=IF(OR(A1=»»,A1=0),0,LEN(A1)+1-LEN(SUBSTITUTE(A1,»,»,»»)))
این فرمول در دو قست عمل می کند. بخش اول IF(OR(A1=»»,A1=0),0 میگوید اگر A1 مساوی «» باشد ( به بیان دیگراگر خالی باشد) ویا اگر A1 شامل ۰ باشد نتیجه فرمول ۰ خواهد بود.
بخش دوم فرمول وقتی عمل میکند که A1 شامل هر رقمی غیر از خالی و صفر باشد .در این صورت شما تفاوت بین محتوای سلول را میخواهید که با کاما ( که با LEN(A1) نشان داده میشود )  منهای LEN اگر شما تمام کاماها را با رشته ای ا ز خالی جایگزین کنید (LEN(SUBSTITUTE(A1,»,»,»»))) . مشکل این است که کاماهای بین اعداد را میشمارد بنابراین برای رسیدن به عدد موردنظر باید عدد بدست آمده را به علاوه ۱ کنید.

تصاویر را از ایمیل های Outlook  بدست آورید
سوال : من تعدادی ایمیل در Outlook دارم که تصاویر زیادی در آنهاست و می خواهم آنها را خارج کرده و ذخیره کنم. یکبار با کلیک راست و دستور ذخیره عکس این کار را انجام دادم اما فقط تعداد کمی عکس ذخیره شد . اگر تعداد عکسهایم زیاد نبود مشکل خاصی نداشتم اما صدها عکس است که می خواهم همه را بیرون آورده و ذخیره کنم . چگونه می توانم تمامی عکسها را داشته باشم؟
پاسخ: چندین راه حل وجود دارد. یکی از آنها بدین صورت است. ایمیل را انتخاب کرده گزینه SAVE AS را بزنید و از قسمت Option  گزینه SAVE AS HTML را انتخاب کنید. می توانید فولدر مورد نظر را برای ذخیره عکسهایتان انتخاب کنید. پس از اینکه ایمیلها ذخیره شد داخل فولدررا ببینید و عکسهایتان در یک فولدر زیر مجموعه آنجا دیده می شود. هر پوشه زیر مجموعه به نام عنوان ایمیل ذخیره شده خواهد بود. آنگاه خواهید توانست که روی عکسها عملیات مورد نظر را انجام دهید.

از جدول های اکسل در پاورپوینت استفاده کنید
سوال: من با پاور پوینت مشکلی دارم. من از امکانات اکسل برای تهیه جدول استفاده می کنم . جدولها را طوری فرمت می کنم که اطلاعات مهم آن مشخص باشند و جدول کاملی داشته باشم. بعد از آن باید این جدولهارا با مطالب دیگری به مدیران شرکت نشان دهم.  اگر جدول را از اکسل کپی کرده و در پاورپوینت منتقل کنم آنگاه برنامه تمامی فرمت های من را حذف کرده و فرمت های خودش را اعمال می کند. اگر جدول را به صورت تصویر درآورده و انتقال دهم دیگر نمی توانم هیچ کدام از اعداد جدول را تغییر دهم. باید راهی برای انتقال کامل جدولها وجود داشته باشد. در ضمن من از آفیس ۲۰۱۰ استفاده می کنم. چگونه می توانم بدون تغییر این کار را انجام دهم؟
پاسخ : روشهای مختلفی وجود دارد ولی ساده ترین آنها این است که روی نواری که می خواهید از آن قسمت جدول اکسل خود را وارد کنید  مطمئن شوید که می توانید کلید Insert را ببینید از قسمت نوار Office. در قسمت Table  روی فلش به سمت پایین کلیک کنید در پایین گزینه ها excel spreadsheet را خواهید دید. روی آن کلیک کنید و یک excel spreadsheet خواهید دید. حال میتوانید جدول خود را از صفحه اصلی اکسل به صفحه اصلی پاورپینت copy   و paste کنید. حال فرمت ثابت مانده و اگر اندازه ها را درست زده باشید وقتی جدول را وارد کردید اندازه ها همانگونه که می خواهید قرار می گیرد.

Subquery در Access
سوال: من از برنامه Access برای کلوپ ورزشی استفاده می کنم و جدولی دارم که در آن اسامی ، شماره آی دی و شماره مسابقه در آن درج می شود . جدول دوم شامل نام دوندگان ، تاریخی که در آن دویده اند و رتبه ای که بدست آورده اند درج می شود . هر زمانی که مسابقه ای را به پایان برسانند یک ردیف در آن بدست می آورند که شامل تاریخ، نام و جایگاه است.
من می خواهم یک query بسازم که شامل لیست احتمالی باشد و بتوانم مثلا برای شرکت کنندگان مسابقه ۱ بتوان از مسابقات و جایگاههای اخیر دونده از جدول دو اطلاعاتی بدست آورد و لیستی را نشان دهد از دوندگان مسابقه ۱ به ترتیب جایگاه در آن ردیف شده باشند . همچنین می خواهم چنین لیستی برای دیگر مسابقات داشته باشم.
پاسخ : ما از طریق Subquery این کار را انجام می دهیم.یعنی یک Select query  در یک query دیگر و این برای خواسته شما مناسب است. چیزی که شما به آن نیاز دارید ساختن یک TOP N query  برای یافتن نتایج Top 1 برای هر دونده از جدول دوم است. اگر جدول دوم شما Ranking نامیده شود این قسمت از query احتمالا چنین خواهد بود:
Select Ranking. RunnerID . Rankings.Race Date. Rankings . Runner Name FROM Rankings
Where Rankings.RunneID IN (Select TOP 1 Runner ID FROM Ranking AS Dupe Where Dupe . RunnerID = Rankings. Runner ID
Order BY Dupe .RaceDate DESC.Dupe.Runner ID DESC.)
ORDER BY Rankings.RunnerID;
سپس از این query به عنوان Subquery برای این query استفاده کنید. Subquery میتواند بالاترین مقدار را برای هر  Runner ID  پیدا کند (top value) . سپس می توانید از جایگاه دونده ها از جدول جایگاهها برای جایگذاری در مسابقات استفاده کنید.
Select Runners. Race. Runners. Runners ID
From Runners WHERE Runner ID IN ( SELECT Rankings . RunnerID. Rankings. Race Date. Rankings runnerName. Rankings Racepos
FROM Rankings
WHERE Rankings. Runners .RunnerID IN (SELECT TOP 1 Runner ID FROM Rankings As Dupe
WHERE Dupe. RunnerID =Rankings.
RunnerID
ORDER By Dupe.RaceDate DESC. Dupe.RunnerID DESC)
ORDER BY Rankings.RunnerID)
ORDER BY Runners.Race .Rankings. RacePro DESC;
حال Subquery تمام رده بندی (Ranking) های هر دونده را می دهد. سپس query اصلی رده بندی هر دونده را بر اساس نزولی مرتب میکند و با مسابقات به ترتیب.

متن های متغیر در Word
سوال : من از ورد ۲۰۱۰ استفاده می کنم و می خواهم فایلم شامل جزییاتی باشد که بنا به پاسخ مخاطب فرم ها پر شوند. من می خواهم با پرسیدن سوال و پاسخ بله یا خیر مخاطب فرم تغییر کند. یعنی اگر کسی پاسخ بله داد قسمتی از متن برای وی مشخص شود و در صورت پاسخ خیر مستثنی شود. آیا می توانم این کار را انجام دهم ؟ چگونه ؟
پاسخ : بله شما می توانید با کدهایی مانند کدهای زیر این کار را انجام دهید:
{QUOTE{ASK Showtaxt «Do you want to include the text?}{If{REF Showtext * Caps}= «Y» «The text to be included goes here»}}
براکت ها در این دستور بسیار خاصند وباید با CTRL-F9 وارد شوند. برای اینکه مطمئن شوید که متن شما نمایان می شود باید مطمئن شوید که گزینه «update fields before printing» انتخاب شده باشد.

تنظیمات قرار گیری تصویر در داستان نویسی در Word
سوال: من برای نوشتن یک داستان از ورد ۲۰۰۷ استفاده می کنم و می خواهم کنارهرخط یک حرف بزرگ (دراپ کپ) و تصویری قرار بدهم . مشکل من این است که اگراین دو را کنار هم قرار دهم ورد دراپ کپ را در قسمت دیگر تصویر قرار می دهد . چطور می توانم این مشکل را بر طرف کنم؟
پاسخ: در مواردی که حروف بزرگ و تصویر وارد متن می شود ورد واقعا سردرگم عمل میکند. اگر با دراپ کپ ها آشنا نیستید از منوی Format   دددر ورد ۲۰۰۷ آنرا پیدا کرده و یا از منوی Insert در ورد ۲۰۱۰ آنرا وارد کنید .
در قسمت Text area می توانید دراپ کپ (Drop cap) را پیدا کنید. اگر روی آن کلیک کنید می توانید حالتهای مختلف قرارگیری آنرا ببینید.
یکبار که آنرا تنظیم کنید و متنی که با آن میاید را مشخص کنید می توانید تصویر را وارد کنید . حقه این کار این است که        wrapping را در حالت square تنظی کنید. برای اینکار روی تصویر کلیک راست کنید گزینه  format picture را انتخاب کنید سپس layout و  Square .
نکته دیگر اینکه مطمئن شوید که قلابهای کنار تصویر مشخص باشد. تصویر را انتخاب کنید و در ورد ۲۰۰۷ قسمت Display tab را از, word option ,office button انتخاب کنید. در ورد ۲۰۱۰ باید از File,Options,Display  بروید. در هر صورت مطمئن شوید که قلابهای تصویر انتخاب شده باشد در اینصورت تصویر را که حرکت دهید علامت کوچکی نشان میدهد که کجای پاراگراف تصویر قلاب شود. مطمئن شوید که به دراپ کپ قلاب شود. روی تصویر کلیک راست کرده گزینه format pictures را انتخاب کرده و تنظیم کنید که تصویر در حالت چپ صفحه قرار گیرد. (align left).
این تغییرات lay out برای document شما کمی گیج کننده خواهد بود اما می توانید روی دراپ کپ کلیک کرده وآنرا به راست تصویر بکشید و خطهای نوشته هم درست و منظم بمانند.

دیدگاهتان را ثبت کنید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شدعلامتدارها لازمند *

*

x

شاید بپسندید

چگونه از اسناد آفیس محافظت به عمل آوریم؟

چگونه از اسناد آفیس محافظت به عمل آوریم؟ چکیده این روزها به ...